Заполнение и ведение журнала кассира операциониста (форма КМ-4)

Замена журнала кассира (КМ-4)

Замена журнала кассира операциониста происходит если он закончился или утрачен.
КУПИТЬ ЖУРНАЛ КМ-4 тел

Если журнал кассира-операциониста (форма КМ-4) закончился, то необходимо зарегистрировать новый:

1. Необходимо составить заявление (форма такого заявления приводится ниже).
2. Предоставить «старый» журнал кассира-операциониста, в котором должна быть запись общей суммы выручки за период эксплуатации, заверенная подписью руководителя и печатью организации.
3. Представить «новый» журнал (прошнурованный, пронумерованный и скрепленный печатью (для юридических лиц)).
4. Представить карточку регистрации ККМ, указанной в заявлении. Если регистрируется несколько журналов, то в одном заявлении перечисляются все ККМ и необходимо представить все карточки регистрации.
5. Обязательна доверенность на право регистрации журнала в налоговом органе, оформленную в установленном порядке (ст.185 ГК РФ), если регистрацию ККТ будет осуществлять не руководитель (индивидуальный предприниматель), а любой другой сотрудник организации и документ, удостоверяющий личность.
6. Внимание! Журнал кассира-операциониста (КМ-4) регистрируется в налоговой инспекции вместе с ККМ. Поэтому, заявление на регистрацию журнала необходимо только в том случае, если закончился «старый».

ЗАМЕНА ЖУРНАЛА КАССИРА ОПЕРАЦИОНИСТА ЗАЯВЛЕНИЕ

Заполнение и ведение журнала кассира операциониста (форма КМ-4)

Типовые правила эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, определяющие в том числе и порядок ведения записей в журнале, были утверждены еще 30 августа 1993 года. Форма КМ-4 журнала кассира-операциониста была утверждена Постановлением Госкомстата Российской Федерации № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций» 25 декабря 1998 года. За это время произошли изменения в парке контрольно-кассовой техники. Изменился внешний вид Z-отчета. Появилось много вопросов по ведению журнала кассира-операциониста. В этом разделе более подробно освещены основные правила ведения журнала кассира-операциониста.

Журнал кассира-операциониста – это основной документ, отражающий движение наличных денежных средств в операционной кассе магазина. На каждый кассовый аппарат заводится свой журнал. Ведение журнала кассира опреациониста требует отвественности и аккуратности. Журнал кассира–операциониста должен быть прошнурован, пронумерован. Журнал после скрепления его подписями руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации и печатью, заверяется в ИФНС налоговым инспектором. Все записи в журнале ведет кассир-операционист в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой. Записи подтверждают подписями кассир, администратор организации, старший кассир. Если в журнал вносят исправления, то они должны быть оговорены и заверены подписями кассира-операциониста, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации и печатью. На обложке журнала необходимо указать реквизиты организации (ИП), коды (ОКПО, ОКУД), информацию о контрольно кассовой машине, период, на который заводится журнал, должность, фамилию, имя, отчество лица, ответственного за ведение журнала.

В журнале кассира-операциониста содержатся следующие графы:

В графе №1 – указывается текущая дата.

В графе №2 – номер отдела (секции). Это необходимо в том случае, если ККМ обслуживает несколько торговых секций, и организация ведет по ним раздельный учет выручки.

В графе №3 – фамилия, имя и отчество кассира-операциониста.

В графе №4 – указывается номер Z-отчета, соответствующего текущей дате, который обязательно печатается на самом отчете и имеет сквозную нумерацию от 1 и далее. Не смущайтесь, если встретите в некоторой документации термины «номер сменного гашения», а также «счетчик, регистрирующий количество переводов суммирующих денежных счетчиков на нули», они обозначают все тот же номер Z -отчета.

В графе №5 – необходимо поставить прочерк. Показатели в столбце 5 заполняют налоговые инспекторы только при перерегистрации ККТ. Однако, как правило, они этого не делают.

В графе №6 – показания счетчика ККМ «Необнуляемый нарастающий итог» на начало смены, которые указываются в Z-отчете. Показания на начало дня – это те же показания, что и на вечер предыдущего дня. Если выручки нет, то показатели счетчиков ежедневно повторяются и заверяются подписью представителя администрации предприятия.

Внимание!

Не все модели ККМ автоматически выводят в Z-отчете показания счетчика «Необнуляемый нарастающий итог» (например, «Меркурий»-130К). В этом случае необходимо подсчитывать его самостоятельно. Как это сделать, указано в комментарии к графе №10.

В графах №7 и №8 соответственно – подписи кассира-операциониста и администратора (старшего кассира).

В графе №9 – показания счетчика ККМ «Необнуляемый нарастающий итог» на конец смены. Называется этот счетчик по-разному для различных контрольно-кассовых машин, например: «главный суммирующий денежный счетчик», «нарастающий итог», «итого», «итоговый счетчик», «гросс-итог» (последнюю формулировку Вы можете увидеть в приведенном ниже образце Z-отчета).

В графе №10 – сумма выручки за смену, согласно показаниям счетчика ККМ в Z-отчете. Этот счетчик тоже может фигурировать в документации под разными названиями: «итоговая сумма», «итог», «сменный итог». Определяется как разность между графами №9 и №6.

Внимание!

Если контрольно-кассовая машина не указывает в Z-отчете показания счетчика «Необнуляемый нарастающий итог», то можно сразу записать указанную в нем сумму выручки за день, после чего путем суммирования граф №6 и №10 вывести показания счетчика «Необнуляемый нарастающий итог» на конец смены и занести их в графу №9. Показания этого счетчика обычно соответствуют реальной наличной выручке предприятия по конкретной ККМ. Однако если вы принимаете «безналичные» платежи, осуществляете возвраты денежных средств покупателям, а также в некоторых иных ситуациях вам потребуется использовать графы №11 и №15.

В графе №11 – сумма наличных денежных средств (выручка).

В графах №12 и №13 соответственно – количество платежных документов (банковских чеков и т.п., если они принимаются организацией) и их общая сумма, оплаченная по этим документам. При отсутствии данных документов графы №12 и №13 не заполняются, необходимо поставить прочерки.

В графе №14 – указывается общая сумма выручки (№11 + №13).

В графе №15 – отражается сумма денег, возвращенная покупателям по неиспользованным (в т.ч. ошибочно пробитым) чекам. Сумма граф №14 и №15 должна соответствовать сумме, указанной в графе №10.

Внимание!

Возвращать деньги из дневной выручки данной ККМ можно только по чекам, пробитым в текущую смену. К чекам должен прилагаться акт по форме КМ-3 «О ВОЗВРАТЕ ДЕНЕЖНЫХ СУММ ПОКУПАТЕЛЯМ ПО НЕИСПОЛЬЗОВАННЫМ КАССОВЫМ ЧЕКАМ (в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам)». В остальных случаях возврат осуществляется по заявлению через бухгалтерию (кассу) предприятия.

В графах №16, №17 и №18 – подписи соответствующих должностных лиц. Ведение журнала кассира-операциониста возлагается на должностное лицо, назначенное приказом руководителя. Как правило это кассир-операционист, именно он и должен ежедневно расписываться в нем. Согласно утвержденного Центральным Банком России «Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации» от 22.09.1993 (п. 33) с кассиром-операционистом должен быть заключен договор о полной материальной ответственности.

Для замены журнала требуются документы: — заявление в произвольной форме; — старый журнал кассира-операциониста; — новый журнал кассира-операциониста; — ККТ (если журнал кассира-операциониста утерян); — доверенность (для физических лиц – нотариально заверенная); — последний Z-отчёт.

Полезные ссылки:

Курсы обучения кассиров

Прайс-лист на услуги

Бланки и формы для заполнения кассиром/бухгалтером при работе на ККТ

Законы, руководящие документы, регламентирующие применение ККМ

Замена журнала кассира-операциониста при его завершении

В ситуации, когда у налогоплательщика – владельца ККТ нет больше места в журнале кассира-операциониста для осуществления записей по кассовым операциям, необходимо завести новый документ, а старый, сделав в нем отметку в налоговом органе о его завершении, оставить у себя на хранение на срок до 5 лет. При этом кассир должен отразить после всех записей последней страницы журнала итоговую сумму выручки, которая нарастающим итогом прошла по всему журналу с самого начала его использования до финальной операции, отраженной в нем. Указанные сведения заверяются подписями кассира, руководителя и главного бухгалтера, после чего проставляется печать (при ее наличии). В таком виде журнал отправляется в налоговую инспекцию.

Новый журнал регистрируется в налоговом органе одновременно с закрытием старого журнала.

Для осуществления указанных процедур налогоплательщику следует представить:

1. Заявление о замене журнала кассира-операциониста.
2. Сам закончившийся журнал.
3. Z-отчет, запись по которому была финальной в использованном журнале.
4. Новый журнал.
5. Документ, подтверждающий регистрацию ККТ.
6. Доверенность на лицо, которое осуществляет подачу данных документов (если это не руководитель или не главный бухгалтер).

О порядке ведения кассовых операций см. в материале «Приходные и расходные кассовые операции (особенности)».

Журнал кассира-операциониста закончился — как быть дальше?

В форме № КM-4, которая и является журналом кассира-операциониста, последовательно заполняются все страницы до тех пор, пока она не закончится.

Важно! Законодательно период использования одного журнала не установлен, поэтому, если организации или ИП удобнее каждый год начинать новый журнал, можно это делать, соблюдая при этом все правила закрытия старого документа и открытия нового.

О порядке заполнения формы КМ-4 см. в материале «Унифицированная форма № КM-4 — бланк и образец».

При завершении журнала в нём следует сделать запись о том, какая общая сумма выручки была отражена с момента его регистрации в ИФНС до указанной записи, и заверить эту информацию подписями ответственного за ведение журнала, главного бухгалтера и руководителя. Закончившийся журнал следует закрыть, предоставив его вместе с последним Z-отчетом в ИФНС, которая, в свою очередь, должна проставить отметку о завершении. Хранение такого журнала осуществляется в течение 5 лет (федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Как заполнить журнал кассира-операциониста при плановой замене ЭКЛЗ?

Как заполнить графы журнала кассира операциониста (форма № КМ-4) при плановой замене электронной контрольной ленты защищенной (ЭКЛЗ), в частности, графы 10, 11, 12, 13, 14, 15? Нужно ли указывать слова «Акт №..», если замена была, например 17.04.2015, и больше в этот день операций по кассе не было?

Журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4, утв. постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132) применяется для учета операций по приходу и расходу наличных денег (выручки) по каждой контрольно — кассовой машине организации, а также является контрольно — регистрационным документом показаний счетчиков.

Указания по применению и заполнению форм первичной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно — кассовых машин, утв. постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132, не регламентируют порядок заполнения Журнала кассира-операциониста (форма № КМ-4) в случае замены электронных контрольных лент защищенных (ЭКЛЗ).

По нашему мнению, в день замены ЭКЛЗ нужно отразить следующие записи Журнале кассира операциониста (форма № КМ-4):

1) Прежде всего, сформировать запись, указав показания Z-отчета, снятого непосредственно до замены ЭКЛЗ:

• в графе № 1 – дата снятия Z-отчета;

• в графе № 2 – номер отдела;

• в графе № 5 – номер Z-отчета;

• в графе № 6 – показания счетчиков на начало рабочего дня (например, 10 000 руб.);

• в графе № 9 – сумма перед заменой ЭКЛЗ (например, 17 900 руб.);

• в графах №№ 10, 11, 12, 13 и 14 – сумму выручки на момент замены ЭКЛЗ (графа № 9 минус графа № 6 (например, 7 900 руб.)).

2) Далее следует сформировать запись, указав показания Z-отчета с проверочной суммой накопления (например, 1,11 руб.):

• в графе № 1 – дата снятия Z-отчета;

• в графе № 2 – номер отдела;

• в графе № 5 – номер Z-отчета;

• в графе № 6 – показания счетчиков на момент замены ЭКЛЗ (в нашем случае – 17 900 руб.);

• в графе № 9 – сумма вместе со снятым тестовым Z-отчетом (17 901 руб. 11 коп.);

• в графе № 10 – проверочная сумма 1 руб. 11 коп. Данная сумма пробивается при вводе ККТ в эксплуатацию для проверки правильности ее работы и отражается в акте по форме № КМ-2 «О снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию», утв. постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132. Акт по форме № КМ-2 является основанием для возникновения этой суммы в памяти контрольно-кассовой машины.

Обратите внимание, проверочная сумма 1,11 руб. не подлежит бухгалтерскому и налоговому учету, так как по своей сути является контрольной (технической), при этом:

• не указывается в графах № 11,12,13 и № 14, так как не сдается наличными деньгами в кассу и не оплачивается картой;
• отражается в графе № 15.

3) Затем следует сформировать запись, указав показания Z-отчета и суммы выручки после замены ЭКЛЗ:

• графы № 1, 2 и 5 заполняются аналогично предыдущему порядку;

• в графе № 6 – указывается 17.901 руб. 11 коп.;

• в графе № 9 – отражаются показания счетчиков на конец рабочего дня (например, 17.901 руб. 11 коп., так как в вашем случае в этот день операций по кассе больше не было).

• в графах № 10, № 11, 12, 13 и № 14 — указывается сумма выручки после замены ЭКЛЗ (например, в рассматриваемом случае 0 руб., так как другие операции по кассе отсутствовали).

Всю самую полную информацию о порядке применения контрольно-кассовой техники (ККТ) можно найти в справочнике «Контрольно-кассовая техника» в разделе «Юридическая поддержка» в ИС 1С:ИТС.

Информационная система 1С:ИТС обновляется каждый день и содержит готовые консультации по бухгалтерскому, налоговому и кадровому учету. Вполне возможно, что ответы на конкретные практические вопросы, которые Вы сейчас ищете, уже есть в разделе «Отвечает аудитор» Информационной системы 1С:ИТС.
А чтобы не пропускать свежие консультации экспертов и другую полезную информацию, Вы можете подписаться на бесплатную рассылку: https://its.1c.ru/news/subscription.php
Вы можете заключить договор информационно-технологического сопровождения с рекомендованным партнером

Подробнее об 1С:ИТС

Бланк заявления в налоговую инспекцию на регистрацию журнала кассира-операциониста по форме км-4

• Главная
• О компании
• Услуги Прейскурант на работы и
• Ремонт торгового оборудования
• Ремонт кассовых аппаратов
• Замена фискального накопителя в кассовом аппарате
• Ремонт весов
• Поверка весов
• Техническое обслуживание и ремонт детекторов банкнот
• Техническое обслуживание и ремонт счетчиков и сортировщиков банкнот
• Техническое обслуживание и ремонт платежных терминалов
• Опросный лист для формирования коммерческого предложения на автоматизированные депозитные машины