Амортизация основного средства, приобретенного у физического лица

Каким образом поступают основные средства?

Сразу стоит оговориться. Согласно действующим нормативно-правовым актам, учет основных средств по ПБУ 6/01 ведут только юридические лица. Источниками формирования имущественных активов любой организации являются:

• Внесение в уставный капитал организации учредителями и/или акционерами;
• Изготовление (постройка) подрядным или хозяйственным способами;
• Приобретение за счет собственных или заемных средств;
• Прочие – мена или дарение.

Несмотря на некоторые различия, все способы поступления основных средств ведут к одному – принятию ОС к учету – и подчиняются единому алгоритму, который мы и рассмотрим, представив его для удобства в виде последовательности нескольких шагов. Итак,

Сколько лет хранить документы по ОС

Для хранения первичных документов, подтверждающих осуществление расходов в виде амортизационных начислений, НК РФ устанавливает общий срок – четыре года. С учетом требований статьи 252 НК РФ об экономической обоснованности расходов этот срок исчисляется с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете.

Для целей бухгалтерского учета первичные документы необходимо хранить не менее пяти лет после отчетного года (ст. 29 Закона № 402-ФЗ).

А Приказом установлено, что документы, которые подтверждают правильность определения амортизации, нужно хранить постоянно. К ним Приказ относит протоколы, акты, расчеты, ведомости начисления амортизации, заключения и др.

Таким образом, сформулируем общее правило определения срока хранения документа: если в различных нормативных актах для одного и того же документа установлены разные сроки хранения, ориентироваться надо на больший срок (об этом рассуждали чиновники Минфина еще в письме от 19 января 2021 г. № 03-03-06/1/2598).

При выборе срока хранения документов ориентируйтесь на больший срок. Таким образом, документы об определении амортизации основных средств в налоговых целях должны храниться постоянно.

Порядок оформления выбытия ОС в компании

Наиболее часто встречающиеся ситуации выбытия ОС из производственной активности связаны с одним из следующих обстоятельств:

• фирма решила продать ОС;
• ОС предприятия признается подлежащим списанию.

Каждое из приведенных выше обстоятельств требует специфического документального оформления.

Если фирма продает свое ОС, то, как и в случае с покупкой, необходимо составить акт приемки-передачи ОС (п. 81 методических указаний № 91н). Он составляется по правилам и по формам, описанным выше в отношении ситуации с поступлением ОС в фирму. Т. е. если компания продает ОС, не являющееся зданием, то акт может быть составлен по форме ОС-1. Если же продается здание, то наиболее подходящий шаблон для акта — ОС-1а. А в случае, когда компания продает одновременно группу однородных ОС, следует оформить выбытие актом ОС-1б.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Составлять указанные выше акты следует не только в ситуации, когда происходит непосредственно продажа ОС, но и при передаче объекта фирмой в уставный капитал иной организации, а также при безвозмездной передаче третьему лицу.

Оформлять такие документы надо обязательно в любом случае, независимо от того, кем является покупатель (физическим лицом или компанией). На это указало УМНС РФ по г. Москве в письме от 17.05.2004 № 26-12/33266.

Второй возможный вариант — ОС в компании устарело, полностью прослужило отведенный временной отрезок либо сломалось в результате воздействия каких-либо внешних факторов, при этом восстановление или ремонт такого ОС нецелесообразны с экономической позиции для фирмы. Такое ОС должно быть списано.

Но для этого п. 77 методических указаний № 91н требует создания специальной комиссии из экспертов производства, которые решат, следует списывать такое ОС или нет.

Если такая комиссия решит не восстанавливать объект ОС, а полностью его списать, то после получения письменного решения комиссии компания должна будет задокументировать факт выбытия ОС специальным актом. Его форма, так же как и по ранее описанным документам, может быть разработана фирмой самостоятельно или выбрана из унифицированных. В последнем случае это будут такие формы:

• ОС-4 — если фирма списывает один объект ОС, который не является автотранспортом (для автотранспорта следует применить форму ОС-4а);
• ОС-4б — когда осуществляется списание не одного объекта ОС, а группы однородных.

После того как акт о выбытии ОС составлен, специалист бухгалтерии проставляет в инвентарной карточке объекта отметку о том, что ОС выбыло.

О том, какие проводки делаются при выбытии ОС и как рассчитать коэффициент выбытия, читайте в статье «Формула расчета коэффициента выбытия основных средств».

Итоги

Первичные формы бланков по учету ОС разработаны и утверждены постановлением Госкомстата от 21.01.2003 № 7. Однако они являются образцами, которые лишь рекомендованы к использованию. Поэтому компания наряду с унифицированными формами может использовать бланки документов, разработанные самостоятельно и включающие все обязательные реквизиты.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Какие ошибки документального оформления движения ОС наиболее распространены

На практике встречаются ситуации, когда фирма забывает оформить прием ОС соответствующим актом, мотивируя это тем, что обязательной для применения формы такого акта законодатель не установил.

Читать дальше: Где получают водительское удостоверение в самаре

Такой подход неверен, поскольку с 01.01.2013 компаниям предоставлено право самим разрабатывать формы учетных документов, в том числе и форму акта о приемке-передаче ОС. Единой обязательной формы нет. Но это не значит, что акт можно не составлять. Ведь если акт отсутствует, это означает, что фирма фактически признает, что объект ОС пока еще не готов для использования.

ВАЖНО! Только после подписания акта о приемке-передаче фирма может открывать инвентарную карточку по объекту ОС.

Вместе с тем на практике некоторые организации нарушают порядок документального оформления основных средств, открывая сначала инвентарные карточки (в момент поступления объектов в компанию), а затем только подписывая акт (когда ОС готов к эксплуатации).

Инвентарная карточка — документ, который выступает в роли биографии для объекта ОС. Фирма ведет такую карточку на протяжении всего срока службы ОС. Новая карточка может заводиться, только когда объект прошел коренную модернизацию, в результате которой в старой карточке фирма уже не может зафиксировать все характеристики ОС.

Поэтому если компания с некоторой периодичностью переоформляет карточки по каким-либо объектам, то данные действия тоже следует считать ошибочными.

Способы, позволяющие извлечь максимум выгоды из оприходования актива без документов

В хозяйственной практике иногда встречаются такие ситуации, когда у компании в собственности появляется основное средство, но первичных документов о его приобретении нет. Это может произойти, например, если в результате инвентаризации выявится неучтенное основное средство, или стороннее лицо планирует передать объект безвозмездно, или компания просто потеряла первичные документы на ОС и нет возможности их восстановить. На практике используются несколько вариантов оприходования такого средства. Все они несут разные налоговые последствия для компании.

Способ первый: выявление основного средства по результатам инвентаризации

Самый простой способ – выявить такое основное средство в результате инвентаризации. Для целей налога на имущество такой объект принимается к бухгалтерскому учету по текущей рыночной стоимости (п. 36 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, утв. приказом Минфина России от 13.10.03 № 91н). При определении такой стоимости могут быть использованы прайс-листы организаций-изготовителей, сведения органов государственной статистики, торговых инспекций или информация в СМИ. Также могут быть привлечены профессиональные оценщики (абз. 2, 3 п. 29 Методических указаний).

Рыночная стоимость объекта признается доходом и в налоговом учете (п. 20 ст. 250, п. 5, 6 ст. 274 НК РФ). Кроме того, обнаруженное при инвентаризации имущество учитывается в качестве амортизируемого объекта (п. 1 ст. 257 НК РФ).

Заметим, для получения экономии на налоге на имущество компании нередко занижают стоимость, по которой объект принимается на бухгалтерский учет. Это выгодно и для целей налога на прибыль. Ведь эту сумму придется признать в налоговых доходах. В этом нюансе и таится налоговый риск, поэтому во избежание претензий стоимость нужно тщательно подтверждать документами.

Таким образом, этот способ невыгоден для прибыльных компаний. Помимо возникновения налога на имущество, компании придется единовременно признать в доходах рыночную стоимость объекта. Для убыточной компании такой способ поставить ОС на учет будет не настолько обременительным. Ее платежи возрастут лишь на сумму налога на имущество.

Способ второй: безвозмездное получение объекта от учредителя с долей участия более 50 процентов

Основное средство без документов может поступить от учредителя – физического лица, доля которого в уставном капитале составляет более 50 процентов. В этом случае потерь по налогу на прибыль не будет, так как, согласно подпункту 11 пункта 1 статьи 251 НК РФ, стоимость такого объекта не учитывается при определении налоговой базы. Но для сохранения льготы объект нельзя передавать третьим лицам в течение одного года со дня его получения.

Для целей налога на имущество основное средство, полученное от учредителя безвозмездно, оценивается так же, как и в случае с выявлением его при инвентаризации – по рыночной стоимости (п. 7, 10, 12 ПБУ 6/01).

Однако в целях налогового учета используется несколько иная методика. Полученное безвозмездно имущество включается в состав ОС по стоимости, определяемой с учетом положений статьи 40 НК РФ, но не ниже остаточной стоимости (п. 1 ст. 257, п. 8 ст. 250 НК РФ). Информация о цене должна быть подтверждена налогоплательщиком – получателем имущества документально или путем проведения независимой оценки.

Таким образом, если учредитель предоставит документы, подтверждающие покупку объекта основных средств дороже рыночной цены, то амортизироваться будет именно эта сумма, что может принести компании налоговую выгоду. При этом у физического лица никакого увеличения НДФЛ не будет.

В общем случае безвозмездная передача имущества облагается НДС (подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ). Однако в нашем случае передающей стороной является физическое лицо – неплательщик НДС. Следовательно, потерь на этом налоге (а также вычетов) не будет.

Основным отличием этого способа от предыдущего является отсутствие необходимости признавать в налоговом учете доходы, в то время как налоговые расходы возникают и оцениваются на основании первичных документов учредителя. При этом возможно возникновение разницы в первоначальной стоимости объекта в бухгалтерском и налоговом учете, что выгодно для снижения налога на имущество.

Способ третий: приобретение объекта у дружественного физического лица

На практике компании нередко оформляют покупку объекта по нужной стоимости у стороннего физического лица, которое формально не связано с организацией.

Здесь следует учесть, что физлицу, возможно, придется заплатить НДФЛ по ставке 13 процентов с суммы дохода, то есть выручки за минусом имущественного вычета в размере 125 тыс. рублей или подтвержденных расходов на приобретение (подп. 1 п. 1 ст. 220 НК РФ). Этого можно избежать, если у физлица будут в наличии документы, подтверждающие владение объектом более трех лет. Исчислить НДФЛ обязано само физическое лицо (подп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ), подав соответствующую декларацию.

Если продавец будет предпринимателем, применяющим «упрощенку» с базой «доходы», то это уменьшит совокупную нагрузку всех участников в целом. Ведь у продавца налог будет исчислен по ставке 6, а не 20 процентов. Налоговые риски при этом возникнут, только если налоговики получат возможность применить по этой сделке контроль цен (ст. 40 НК РФ). Опасность возрастет, если в результате встречной проверки выяснится, что «упрощенец» взял это основное средство «из воздуха».

Для целей налога на имущество у компании первоначальная стоимость будет совпадать с ценой приобретения, также как и в налоговом учете. Поэтому здесь возникает противоречие в стремлении компании: завысив цену приобретения, она уменьшит налог на прибыль, а занизив – налог на имущество. Следовательно, прибыльным компаниям будет более выгоден второй вариант, а убыточным – первый.

Способ четвертый: приобретение основного средства у «однодневки»

Чтобы иметь возможность возместить НДС из бюджета, часто компании фабрикуют первичные документы на обнаруженное основное средство, свидетельствующие о том, что оно было приобретено у сторонней организации. Это незаконно, однако на практике очень популярно.

В этом случае организация формально достигает своей цели – она имеет право на применение вычета по НДС и формирует сумму налоговых расходов. Однако этот вычет может быть признан налоговиками необоснованным, если при проведении встречной проверки выяснится, что контрагент, якобы продавший основное средство, не платит налогов и вообще существует лишь на бумаге. При этом сумма расходов на приобретение объекта, то есть амортизация, будет исключена из состава налоговых расходов.

В результате подобный метод оприходования основного средства при определенных условиях может довести руководство организации до уголовной ответственности (ст. 199 Уголовного кодекса).

Выгода способа зависит от того, прибыльной или убыточной является компания

Для облегчения анализа описанные способы мы свели в таблицу 1 на стр. 45. Из нее видно, что если компания является прибыльной, то поступление основного средства выгоднее всего оформить через безвозмездное получение имущества от учредителя с долей участия в уставном капитале более 50 процентов. В этом случае доходов не возникает, а расходы признаются в общем порядке, через амортизацию. Опасность же предъявления налоговых претензий минимальна.

Если же компания убыточна, то на ее налоговые обязательства будет влиять только налог на имущество. Поэтому такой компании выгоднее выбрать вариант оприходования объекта, позволяющий минимизировать первоначальную стоимость в бухучете. Например, принять ОС на учет по результатам инвентаризации. Это позволит, во-первых, единовременно уменьшить сумму убытка в текущем налоговом периоде и, как следствие, избежать вызова на комиссию по убыткам, а во-вторых, заплатить налог на имущество по минимуму.

на цифрах Допустим, рыночная стоимость имущества, выявленного в ходе инвентаризации, составляет 1 млн руб. При безвозмездной передаче от учредителя или покупке стоимость равна 2 млн руб. Срок полезного использования объекта – 5 лет. Налог на имущество в регионе, где ведет деятельность компания, составляет 2,2 процента.

Расчет налоговой нагрузки, представленный в таблице 2, осуществляется в целом по всем участникам, так как предполагается, что они являются дружественными лицами.

Выгоды и риски способов оприходования основного средства без документов. Таблица 1