Бухгалтерам добавили отчетности по трудовым книжкам

В феврале 2021 года всем работодателям впервые предстоит сдать в Пенсионный фонд форму СЗВ-ТД, содержащую сведения о трудовой деятельности сотрудников. Появление нового отчета связано с переходом на электронные трудовые книжки. Вместе с новым бланком законодатели предусмотрели штрафы, которые заплатит работодатель, если опоздает со сдачей СЗВ-ТД или представит в нем неполные или недостоверные сведения. Разберемся, как заполнить этот отчет, в какой форме и в какие сроки представить, чтобы избежать штрафных санкций.

Добавится ли работы кадровикам и бухгалтерам из-за отчета СЗВ-ТД?

Безусловно, новый отчет потребует дополнительных усилий и затрат времени у его составителей. Изначально придется потратить время на изучение формы и правил ее заполнения. А при отправке заполненного отчета в ПФР могут выявляться ошибки, которые не позволят сдать его с первого раза.

Но есть и бонусы — у работодателей отпадают обязанности по ведению и хранению бумажных трудовых книжек. А вместе с этим исчезает целый комплекс проблем, присущих технологии работы с бумажными бланками трудовых книжек — по исправлению ошибочных записей, оформлению и заверению выписок из трудовых книжек, соблюдению сроков и способов передачи трудовой книжки при расторжении трудового договора и т. д.

Но говорить об облегчении труда кадровиков все-таки не приходится. Часть трудовых книжек им все-равно придется вести вручную на бумажных бланках — если сотрудники до конца 2021 года письменно попросят об этом работодателя.

В таком случае кадровику придется не только передавать сведения в ПФР в электронном или бумажном виде (с помощью отчета СЗВ-ТД), но и дублировать их в бумажной трудовой книжке таких сотрудников.

После отправки

После отправки отчета необходимо дождаться получения квитанции и протокола контроля от Пенсионного Фонда.

Квитанция (подтверждение о получении) – документ, подтверждающий факт доставки отправленных документов в ПФР. Регламентированный срок получения квитанции составляет 2 рабочих дня.

Протокол контроля — документ, содержащий результат проверки отчета на стороне контролирующего органа. В случае, если ошибок не обнаружено, протокол имеет статус «положительный» и свидетельствует об удачной сдаче отчета в ПФР. «Отрицательный» протокол свидетельствует о наличии ошибок, в таком случае требуется повторная отправка отчета. Регламентированный срок получения протокола составляет 2 рабочих дня с момента получения квитанции о доставке.

Для просмотра или сохранения переданного отчета, квитанции или протокола обработки выберите этот отчет в списке отправленных документов.

Все отправленные отчеты находятся в разделе «ПФР» → «Отправленные отчеты».

Бланк СЗВ-ТД

ПФР уже разработал бланк СЗВ-ТД, но пока официально не утвердил. Это произойдет после того, как законодатели примут поправки в Закон № 27-ФЗ, и закончится процедура согласования формы отчета с Минтрудом России.

Незаполненный бланк умещается на одной странице и выглядит следующим образом:

В заглавной части отчета приводится минимальный набор данных о работодателе, представляющем сведения о своих работниках:

• регистрационный номер в ПФР;
• наименование организации/ИП;
• ИНН и КПП.

Затем проставляется код отчетного периода и указание на отчетный год. Персональные сведения о работниках приводятся в табличной форме. Подробнее о заполнении СЗВ-ТД расскажем далее.

Порядок заполнения отчета

Оформление отчета начинается с внесения сведений о работодателе:

Аналогичные сведения вносятся в привычный для работодателей отчет СЗВ-М, поэтому трудностей при заполнении этих данных в бланке СЗВ-ТД возникнуть не должно. Напомним, откуда взять данные для заполнения:

• Регистрационный номер в ПФР

Это 12-значный цифровой код, который присваивается каждому юридическому лицу или ИП при регистрации в ПФР и должен обязательно присутствовать на всех отчетах, направляемых в этот фонд. Правильность его заполнения можно проверить, например, на сайте ФНС. Для этого скачайте выписку из реестра юрлиц/ИП и в разделе «Сведения о страхователе в Пенсионном фонде» вы найдете регистрационный номер фирмы в ПФР.

• Наименование организации/Индивидуального предпринимателя

Для юридического лица оно берется из учредительных документов. Если отчитывается предприниматель, то перед Ф. И. О. указывают аббревиатуру «ИП».

• ИНН и КПП

Информацию об ИНН и КПП возьмите из свидетельства, полученного от ФНС. Для юридического лица используется 10-значный ИНН и 9-значный КПП. Для ИП идентификационный номер будет 12-значным, а КПП не применяется.

• Отчетный период

В этой графе проставляется код отчетного периода (номер месяца по порядку от начала года) и отчетный год:

• Сведения о работниках и их трудовой деятельности.

Сведения отражаются в табличной форме. Всего требуется заполнить 13 граф:

• Порядковый номер (графа 1)

Последовательность занесения работников в отчет значения не имеет. Это может быть алфавитный, хронологический (по хронологии, установленной работодателем) или любой другой порядок.

• Фамилия Имя Отчество (графы 2-4)

Приводим в именительном падеже. Отчество указываем при его наличии. Запись производится на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность: военного билета, водительских прав, заграничного паспорта и др. (п. 2.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69).

• СНИЛС (графа 5)

Заполняем на основании данных об индивидуальном страховом номере в системе пенсионного страхования.

• Дата (число, месяц, год) приема, перевода, приостановления, увольнения (графа 6)

В формате ДД.ММ.ГГГГ указывается дата кадрового мероприятия: приема на работу, перевода, приостановления, увольнения и др.

• Вид мероприятия (прием, перевод, приостановление, увольнение) (графа 7)

Для заполнения этой графы необходимо использовать специальные коды:

В графу 7 табличной части СЗВ-ТД нужно занести код из этой таблицы. Текстовая расшифровка кадрового мероприятия не требуется.

• Должность, специальность, профессия, квалификация (графа

Профессию и/или специальность следует указывать на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов — диплома о среднем профессиональном образовании, диплома бакалавра, диплома специалиста и т. д. (пп. «б» п. 9 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Документами, подтверждающими квалификацию, являются (п. 10 ст. 60 Федерального закона № 273-ФЗ): удостоверение о повышении квалификации или диплом о профессиональной подготовке; свидетельство о профессии рабочего, должности служащего.

• Структурное подразделение (графа 9)

Укажите структурное подразделение, в котором трудится сотрудник — в той формулировке, которая указана в вашем штатном расписании. Штатное расписание — это нормативный документ предприятия, оформляющий структуру, штатный состав и численность организации с указанием размера заработной платы в зависимости от занимаемой должности.

Если в виду малочисленности штата у вас нет штатного расписания (например, в компании только директор и бухгалтер), названия структурного подразделения у вас не будет. Как в таком случае заполнить графу 9 — оставить пустой или проставить прочерк — пока не ясно. Подождем официально утвержденных правил заполнения бланка СЗВ-ТД.

• Статья, пункт Федерального закона, причины при увольнении (графа 10)

В графе 10 укажите норму трудового законодательства, на основании которой произведено кадровое мероприятие.

• Основание для внесения сведений о трудовой деятельности (графы 11–13)

В графах 11-13 укажите название, дату и номер документа, на основании которого произошли кадровые изменения. Например, реквизиты приказа об увольнении.

Ответы на частые вопросы о представлении СЗВ-ТД

Обязанность по представлению в ПФР сведений о трудовой деятельности работников по форме СЗВ-ТД установлена для работодателей в связи с введением в 2021 году электронных трудовых книжек (ЭТК) . В программах 1С реализованы все необходимые документы в целях ЭТК и представления отчетности. В этой статье эксперты 1С отвечают на самые популярные вопросы о заполнении и представлении в ПФР отчета по форме СЗВ-ТД.

В течение 2021 года в организации не было ни одного кадрового мероприятия, ни один сотрудник не подавал заявление о выборе способа ведения трудовой книжки. Когда в этом случае нужно впервые подать в ПФР отчет по форме СЗВ-ТД и что в нем указать?

Форма сведений о трудовой деятельности СЗВ-ТД и порядок ее заполнения утверждены постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п. Из пункта 1.7 Порядка следует, что в случае отсутствия в течение 2021 года у работника кадровых мероприятий и (или) заявления о выборе способа ведения трудовой книжки (в электронном или бумажном виде) сведения о его трудовой деятельности по состоянию на 01.01.2020 представляются не позднее 15.02.2021. При представлении формы СЗВ-ТД по работнику впервые в ней указываются сведения о его трудовой деятельности (о последнем кадровом мероприятии) по состоянию на 01.01.2020 у этого работодателя.

Если работник до конца 2021 года подаст заявление о выборе способа ведения трудовой книжки, об этом нужно отчитаться в ПФР по форме СЗВ-ТД с соответствующей отметкой не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором было подано заявление (пп. 1 п. 2.5. ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Обратите внимание, что заявления о выборе дальнейшего способа ведения трудовой книжки могут быть поданы работниками только до 31.12.2020. Исключение составляют работники, которые не могут это сделать по объективным причинам, а именно (п. 6 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ):

• работники, которые по состоянию на 31.12.2020 фактически не работали, но за ними сохранялось рабочее место (находились на больничном, в отпуске, были отстранены от работы);
• работники, имеющие трудовой стаж, но по состоянию на 31.12.2020 не состоящие в трудовых отношениях.

Если перечисленные выше работники ранее не подавали заявлений о выборе способа ведения трудовой книжки, они смогут это сделать и после 31.12.2020.

Кроме того, после 01.01.2021 право выбора сохранится за работниками, ранее подавшими заявление о сохранении бумажной трудовой. Они смогут подать заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Вернуться обратно к ведению бумажной трудовой книжки невозможно (п. 5 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).

1С:ИТС

С тематической подборкой «Электронная трудовая книжка (ЭТК)» можно ознакомиться здесь. Пример заполнения формы СЗВ-ТД при подаче работником заявления о продолжении ведения бумажной трудовой книжки.

Можно ли подать в ПФР одну форму на всех сотрудников сразу?

Сведения о трудовой деятельности работника по форме СЗВ-ТД должны быть представлены в ПФР не позднее 15-го числа месяца, следующего за тем, в котором сотрудник подал заявление о выборе способа ведения трудовой книжки (пп. «б» п. 1 постановления Правительства от 26.04.2020 № 590, ст. 11 Закона № 27-ФЗ).

Форма СЗВ-ТД предполагает указание в ней Ф. И. О. и кадровых мероприятий в отношении конкретного сотрудника организации, сведения о котором представляются работодателем в СЗВ-ТД. Соответственно, каждая форма СЗВ-ТД заполняется на отдельного сотрудника. И подается в сроки, которые зависят от даты подачи им заявления о выборе способа ведения трудовой книжки.

Что делать, если в представленной ранее форме СЗВ-ТД обнаружена ошибка?

Действующее законодательство предусматривает право страхователя (работодателя) дополнять переданные им сведения о застрахованных лицах (работниках) по согласованию с соответствующим органом ПФР (ст. 15 Закона № 27-ФЗ).

Порядок действий на случай ошибки при заполнении формы СЗВ-ТД закреплен в пунктах 2.6, 2.7 Порядка № 730п. Для исправления необходимо представить в ПФР новую форму СЗВ-ТД в полном соответствии с первоначальными сведениями, которые требуется отменить. При этом в графе «Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении» необходимо проставить знак «Х». Если неверно внесена запись об увольнении сотрудника, то следует отменить всю строку. Для этого в графе 10 этой строки необходимо проставить знак «Х», а в следующей строке сделать верную запись об увольнении, в том числе правильные реквизиты приказа об увольнении.

За представление в СЗВ-ТД неполной или недостоверной информации могут вынести предупреждение или оштрафовать за нарушение трудового законодательства на основании части 1 статьи 5.27 КоАП РФ (ч. 21 ст. 17 Закона № 27-ФЗ):

• организацию — на сумму от 30 000 до 50 000 руб.;
• должностное лицо и ИП — на сумму от 1 000 до 5 000 руб.

С 01.01.2021 непредставление СЗВ-ТД или представление неполной или недостоверной информации будет наказываться штрафом в размере от 300 до 500 руб. (ст. 15.33.2 КоАП РФ, п. 8 ст. 1, п. 2 ст. 2 Федерального закона от 01.04.2020 № 90-ФЗ).

1С:ИТС

В разделе «Консультации по законодательству» см. комментарий экспертов 1С к Федеральному закону от 01.04.2020 № 90-ФЗ.

При подаче в ПФР отчета СЗВ-ТД после увольнения работника в нем отразилась информация только о его увольнении и подаче заявления о выборе способа ведения трудовой книжки. Сведения о трудовой деятельности работника по состоянию на 01.01.2020 в отчете не указаны. Как это исправить? Нужно ли отменять поданные ранее сведения о трудовой деятельности работника?

Согласно пунктам 2.6 и 2.7 Порядка № 730п для корректировки ранее поданных сведений нужно подать еще одну форму СЗВ-ТД, в которой следует проставить признак отмены в виде знака «Х» в соответствующей графе. В следующую строку нужно внести исправленные сведения.

Как видно из приведенных норм, Порядок № 730п предусматривает корректировку сведений только для тех случаев, когда указанные в форме сведения оказались некорректными, а случаи, когда сведения были неполными, указанным порядком не урегулированы.

Таким образом, полагаем, что в данном случае отменять ранее поданные сведения не следует. Достаточно подать на этого работника дополнительную форму СЗВ-ТД, отразив в ней только недостающие сведения, то есть сведения о трудовой деятельности работника по состоянию на 01.01.2020. Полагаем, что этот отчет может быть подан за любой период, а не только за тот, в котором была допущена ошибка, поскольку этот момент законодательно не урегулирован. Это так, поскольку ошибка может быть обнаружена и после истечения срока подачи неверного СЗВ-ТД.

1С:ИТС

В разделе «Консультации по законодательству» можно ознакомиться с примерами заполнения формы СЗВ-ТД. В этом же разделе см. подробнее: о корректировке сведений по форме СЗВ-ТД; об отражении в 1С корректировки и отмены кадровых мероприятий по СЗВ-ТД.

У организации несколько филиалов. Сотрудник переводится из одного филиала в другой. Нужно ли в данном случае подавать в ПФР сведения о его трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД? Если да, кто должен это делать?

Сведения о переводе сотрудника по форме СЗВ-ТД должен передавать как принимающий филиал, так и передающий (при условии, что они зарегистрированы в ПФР). Обосновывается это следующим.

Согласно позиции Верховного Суда РФ, отраженной в п. 16 постановления Пленума ВС от 17.03.2004 № 2, переводом на другую работу следует считать постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором он работает (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя. Таким образом, перевод работника из одного филиала организации в другой считается переводом на другую работу.

Перевод на другую постоянную работу является одним из кадровых мероприятий, по которому необходимо подать отчет по форме СЗВ-ТД (п. 1 и п. 2.4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»). Этот отчет представляется в следующем порядке:

• филиал, из которого переводится работник, подает отчет СЗВ-ТД с указанием кадрового события «ПЕРЕВОД» и структурного подразделения, куда перевод осуществляется. Если отчет подается впервые, в нем следует отразить последнее кадровое мероприятие на 01.01.2020;
• филиал, принимающий сотрудника, также подает СЗВ-ТД с указанием события «ПЕРЕВОД» и структурного подразделения, откуда перевод осуществлен.

(См. письмо ГУО ПФР по г. Москве и Московской области от 24.12.2020 № 08/41125).

Такой порядок распространяется только на те филиалы, у которых открыты счета в банке и они стоят на учете в органах ПФР. Если у филиала нет открытого счета в банке и он не производит выплаты физлицам, то подать СЗВ-ТД о переводе сотрудника должна сама организация (ее головное подразделение) по месту своего нахождения. Это подтверждают и специалисты московского отделения ПФР (письмо от 08.10.2020 № М-39056/1-08/43041). Ведь страхователями являются юридические лица и их обособленные подразделения (ст. 1 Закона № 27-ФЗ). При этом Закон № 27-ФЗ не содержит положений, регулирующих постановку страхователей на учет в органах ПФР. В данном случае применяются правила ст. 11 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ. Так, страхователи-организации подлежат постановке на учет в органах ПФР по месту своего нахождения, а также по месту нахождения обособленных подразделений, которым для совершения операций открыты юридическими лицами счета в банках и которые начисляют выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц. Таким образом, страхователями считаются только те обособленные подразделения организации, которым для совершения операций открыты счета в банках и которые начисляют выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц.

Напоминаем, что СЗВ-ТД со сведениями о переводе сотрудника подаются в ПФР не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имел место такой перевод (пп. 1 п. 2.5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ).

Сотрудника перевели в другое обособленное подразделение, должность осталась прежняя. В трудовой книжке при приеме на работу и в трудовом договоре наименование обособленного подразделения не отражено. Надо ли в таком случае сдавать отчет СЗВ-ТД?

Постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором он работает (если его название было указано в трудовом договоре) при продолжении работы у того же работодателя признается переводом на другую работу (ч. 1 ст. 72.1 ТК РФ). В этом случае в трудовой договор вносятся соответствующие изменения (новое наименование должности, структурного подразделения и т. д.).

Если работник перемещается у того же работодателя на другое рабочее место, в другое структурное подразделение, расположенное в той же местности и т. д., и это не влечет за собой изменения определенных сторонами условий трудового договора, имеет место перемещение работника, а не его перевод (ч. 3 ст. 72.1 ТК РФ).

Перемещение (в отличие от перевода) не связано с изменением трудовой функции сотрудника, оно означает передислокацию в другое место. При этом должность и обязанности перемещаемого сотрудника остаются прежними.

В соответствии с подпунктом 2.5.3 Порядка № 730п в графе «Сведения о приеме, переводе, увольнении» указываются следующие мероприятия: «Прием»; «Перевод»; «Переименование»; «Установление (присвоение)»; «Увольнение»; «Запрет занимать должности».

Как видно из этого перечня, такое кадровое событие, как «Перемещение», в СЗВ-ТД не отражается.

Следовательно, если перевод работника был оформлен как перемещение на другую должность (трудовая функция осталась прежней, изменения наименования структурного подразделения не происходило и т. д.), а в его трудовой договор не вносились изменения, отражать это в СЗВ-ТД не нужно.

1С:ИТС

Нужно ли подавать СЗВ-ТД, если изменилось наименование должности, см. в разделе «Консультации по законодательству».

Нужно ли представлять СЗВ-ТД при приеме на работу по внутреннему совместительству?

В соответствии с пунктом 1.4 Порядка № 730п форма СЗВ-ТД заполняется и представляется на всех зарегистрированных лиц (включая лиц, работающих по совместительству и на дистанционной работе), с которыми заключены или прекращены трудовые (служебные) отношения по Трудовому кодексу РФ

Согласно пункту 2.4 статьи 11 Закона № 27-ФЗ форма СЗВ-ТД подается на работников компании в следующих случаях:

• прием на работу;
• увольнение с работы;
• перевод на другую постоянную работу;
• подача заявления о способе ведения трудовой книжки.

Как видно из норм, исключений для совместителей (в том числе внутренних) нет.

Таким образом, принимая на работу своего сотрудника на условиях внутреннего совместительства, необходимо подать в ПФР отчет по форме СЗВ-ТД, отразив в нем кадровое мероприятие «Прием». При этом в графе «Трудовая функция» наряду с наименованием должности следует указать «по совместительству».

1С:ИТС

Еще больше ответов на вопросы о формировании и представлении формы СЗВ-ТД см. в разделе «Консультации по законодательству».

От редакции. На сайте есть рубрика «Электронные трудовые книжки». В 1С:Лектории регулярно проводятся лекции по вопросам применения электронных трудовых книжек, формирования в 1С и представления в ПФР отчетов по форме СЗВ-ТД. Приглашаем 14 января 2021 года на лекцию «ЭТК, изменения в формировании отчетности в 2021 году, отражение в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8″ (ред. 3)». Узнать подробнее об этом и других мероприятиях и зарегистрироваться можно на сайте 1С:ИТС на странице 1С:Лектория.

Как часто нужно сдавать СЗВ-ТД

Данные по форме СЗВ-ТД в 2021 году нужно сдавать каждый месяц. То есть 12 отчетов за год предстоит оформить и сдать в ПФР каждому работодателю.

На оформление отчета после окончания отчетного месяца дается 15 календарных дней: не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным, СЗВ-ТД должен быть отправлен в фонд.

Отчетные даты для СЗВ-ТД в 2021 году с учетом переносов представлены ниже:

С 2021 года информацию о приеме и увольнении потребуется представлять в Пенсионный фонд практически в режиме онлайн: не позднее следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа.

Наказание за СЗВ-ТД

С 2021 года законодатели планируют предусмотреть административную ответственность в виде предупреждения для должностных лиц, однократно нарушивших в календарном году сроки представления СЗВ-ТД или отразивших в нем искаженную/неполную информацию.

Если работодатель дважды за календарный год допустит нарушение: опоздает с отчетом, не сдаст вообще или представит в нем недостоверные сведения, его оштрафуют. Новой редакцией ст. 5.27 КоАП РФ предусмотрены размеры штрафных санкций для таких случаев до 50 000 руб. для компаний и до 5 000 руб. для ИП.

Если же работник не сможет вовремя устроиться на новую работу из-за недостоверных данных, представленных в СЗВ-ТД, прежнему работодателю придется возместить работнику недополученный в связи с этим заработок.

Главное об электронных трудовых книжках в 2021 году

Электронные трудовые появились в начале 2021 года. Период с 1 января по 31 декабря 2021 года считался переходным: можно было выбрать электронный формат, либо остаться с бумажной трудовой.

Работники, которые в 2021 году перешли на электронные трудовые книжки, впоследствии уже не смогут вернуться обратно к бумажным.

У тех, кто устраивается на работу в 2021 году впервые, выбора нет. Сведения о трудовой деятельности таких сотрудников изначально должны быть оформлены в электронном виде.

Если работники не смогли подать заявление о переходе на электронную трудовую до конца 2021 по весомым причинам, они могут подать его и в 2021 году. К таким причинам Пенсионный фонд относит продолжительный отпуск, временную нетрудоспособность, отстранение от работы.

Важно.

Независимо от решения сотрудника, отделы кадров всем без исключения оформили электронные дубликаты. Но в них содержится информация о стаже только с 2021 года. 07.03.2021 вступил в силу Федеральный Закон № 30, согласно которому можно добавить в электронную книжку информацию о полном стаже. Для этого необходимо обратиться в любое отделение ПФР с бумажной книжкой и написать заявление. После этого можно не волноваться за сохранность бумажной трудовой.

Как представлять отчет: на бумаге или электронно

Отчет СЗВ-ТД можно представлять на бумаге или электронно. Все зависит от количества работников у данного работодателя. Законодатели не стали утруждаться придумыванием специальных критериев, по которым работодатель мог бы сориентироваться по форме представления отчета — они аналогичны отчету СЗВ-М.

А именно: отчет СЗВ-ТД примут в ПФР на бумаге или электронного (на выбор работодателя) при количестве работников менее 25. Если же численность составляет 25 человек выше, сдать отчет можно только электронно по ТКС.