Личное дело сотрудника: порядок формирования и ведения

Личные дела в обязательном порядке ведутся только на государственных служащих (Федеральный закон от 27.07.2004 № 79-ФЗ, Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609), остальные же организации или индивидуальные предприниматели могут вести их по желанию. Но, несмотря на это, личные дела ведутся практически везде. Это связано с тем, что наличие личного дела упрощает доступ к необходимой информации о работниках и помогает систематизировать все данные об их трудовой деятельности.

Напомним, что дело представляет собой документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку (подп. 95 п. 3.2.2 ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17.10.2013 № 1185-ст).

Поскольку порядок ведения личных дел сотрудников для организаций и предпринимателей никак не регламентирован, то будет целесообразно разработать и утвердить положение о порядке формирования и ведения личных дел. В нем можно отразить состав личных дел, порядок его формирования и ведения, круг сотрудников, на которых необходимо вести дела, режим хранения и порядок доступа к делам и т. д.

Состав личного дела сотрудника

В личное дело помещаются как оригиналы документов, так и копии. При этом все копии должны быть надлежащим образом заверены. В личное дело следует помещать документы, которые имеют постоянный или временный (свыше 10 лет) срок хранения. Сроки хранения документов установлены приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Однако на практике в делах хранятся практически все документы, относящиеся к сотруднику, так как это удобно.

Документы, включаемые в личное дело, можно условно разбить на три группы. Во-первых, документы, предоставляемые сотрудниками, и документы, фиксирующие прием на работу. К ним относятся:

Как сшивать личные карточки уволенных работников в архив

Личная карточка еще и потому важна, о чем опытные кадровики хорошо знают, что связана она с ведением воинского учета. И это в значительной степени обуславливает необходимость формирования личных карточек в виде картотеки. Ведение такой картотеки установлено Инструкцией Генерального штаба Вооруженных Сил Российской Федерации по ведению воинского учета в организациях, официально не опубликованной и поэтому имеющей скорее рекомендательный характер, а также Положением о воинском учете, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 27 ноября 2021 г. N 719 (в ред. Постановления Правительства РФ от 16.04.2021 N 277) (рис.

Рекомендуем прочесть: Налоговый вычет за дополнительные образовательные услуги

1). Пример. Раздел III Положения о воинском учете (извлечение): 30. Администрация форума не несет ответственности за сообщения, размещаемые участниками форума. Вместе с тем, убедительная просьба к участникам — при общении не нарушать действующее законодательство: при цитировании чьих-либо произведений не нарушать права авторов, не распространять недостоверную порочащую кого-либо информацию, не разглашать чьи-либо персональные данные и т.д.

Формирование и ведение личного дела

Личные дела могут вестись на всех сотрудников или только на определенных (например, на руководящий состав, сотрудников бухгалтерии, материально ответственных лиц и т. п.). Оформлением личного дела в большинстве случаев занимается сотрудник отдела кадров, назначенный ответственным за их ведение и хранение. В обязанности данного работника обычно входит формирование личного дела, внесение в него различных записей, помещение и изъятие документов, заверка копий, ведение внутренней описи, периодическая проверка состояния дел и т. д.

Формирование личного дела начинается в момент приема сотрудника на работу и ведется в течение всей его трудовой деятельности в данной организации. Каждое личное дело должно храниться в отдельной папке, на титульном листе которой указываются:

наименование организации;
структурное подразделение, в котором сотрудник работает;
номер личного дела;
заголовок, то есть Ф. И. О. сотрудника;
дата начала ведения личного дела (обычно это дата издания приказа о приеме на работу);
дата окончания его ведения (дата издания приказа об увольнении);
количество листов самого дела (лучше всего данную графу заполнять при сдаче лчного дела в архив);
срок хранения (прописывается при закрытии личного дела).

Бланк титульного листа приведен в приложении 11 к Основным правилам работы архивов организаций (далее – Правила), одобренным решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.

После заполнения титульного листа в папку помещаются все необходимые документы в хронологическом порядке. Однако очень часто возникают вопросы о порядке расположения документов, предъявляемых работником, и бумаг, фиксирующих факт трудоустройства. Связано это с тем, что на них практически всегда стоит одна и та же дата. В большинстве случаев данные бумаги располагаются следующим образом:

личная карточка по форме Т-2;
анкета;
резюме;
заявление о приеме на работу;
копия приказа о приеме на работу;
трудовой договор;
копии паспорта, СНИЛС, ИНН (при наличии), документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу) и т. д.

Одновременно с личным делом начинают вести его внутреннюю опись, которая составляется на отдельном листе и прикрепляется к делу. Опись составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Внутренняя опись заполняется на протяжении всего времени ведения личного дела. В ней фиксируются поступления новых документов либо изъятие бумаг (например, срок хранения закончился), а также замена подлинников копиями. Бланк внутренней описи приведен в приложении 10 к Правилам и должен содержать:

номер и заголовок (Ф. И. О. работника) личного дела, к которому она составляется;
графу «порядковый номер документа»;
графу «индекс документа» (заполняется при наличии);
графу «дата документа»;
графу «заголовок документа»;
графу «дата включения документа в личное дело»;
графу «примечание», в которой обычно отражается изменение состава документов дела (изъятия, замена копиями и т. д.).

Все личные дела регистрируются в журнале учета. Форма журнала не утверждена, и его можно изготовить самостоятельно. Чаще всего в графы заносятся номера личных дел, даты их заведения, заголовки, даты закрытия.

Недатированные документы, следует сформировать после датированных

Но только при условии, если эти документы действительно должны храниться в данном личном деле, что установлено соответствующими нормативными документами — Типовым или ведомственным перечнями, Указом N 640 и т.п. Если Вы сможете установить, что документы, попавшие во вторую группу, храниться в личном деле не должны, необходимо такие документы изъять и дальнейшую работу с ними осуществлять согласно установленным требованиям (сформировать в отдельные дела или с другими делами, передать по сдаточной описи в архив либо отложить для уничтожения по акту и т.п.).

Вопрос 2: В личном деле сотрудника приказ о приеме на работу датирован ранее его заявления. В каком порядке сформировать указанные документы в личном деле?

Ответ: Документы личного дела обычно располагаются в хронологической последовательности. Однако по логике событий, отраженных в указанных документах, работник сначала должен был написать заявление о приеме на работу, а уже потом должен был быть издан приказ. В данном случае для систематизации документов следует соблюсти логическую последовательность. Исходя из смысла Основных правил формирования дел, такие нестандартные ситуации следует отразить в соответствующем предисловии к описи.

Предисловия могли бы выглядеть следующим образом

Пример 1. Отдельные документы личных дел, не имеющие дат, но ранее внесенные в опись документов, имеющуюся в личном деле, сформированы в конце каждого дела перед описью, не зафиксированные — после описи. В ряде личных дел оставлены обходные листы сотрудников, ранее внесенные в опись документов, имеющихся в личном деле.

Пример 2. В личном деле работника приказ о приеме на работу датирован ранее заявления. Этот порядок не был сохранен в процессе систематизации документов данного личного дела. Документы представлены в логической последовательности, то есть в том порядке, который должен быть соблюден при оформлении приема на работу.

Из рассмотренных ситуаций видно, насколько осложняет процесс подготовки личных дел к архивному хранению их несоответствие действующим нормативным документам.

Хранение личного дела

Все личные дела содержат персональные данные работника. Напомним, что под персональными данными понимается любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физлицу (ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Работодатель обязан соблюдать все требования по защите персональных данных, предусмотренные главой 14 ТК РФ и Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ.

Обратите внимание

Лица, виновные в нарушении положений законодательства в области персональных данных, могут быть привлечены к дисциплинарной (подп. в п. 6 ст. 81 и ст. 192 ТК РФ) и материальной (п. 7 ч. 1 ст. 243 ТК РФ) ответственности, а также к гражданско-правовой, административной (ст. 13.11 и 13.14 КоАП РФ) и уголовной (ст. 137 и 140 УК РФ).

Так, руководитель организации обязан назначить соответствующим приказом лиц, ответственных за ведение и хранение личных дел. При этом лица, получившие доступ к персональным данным, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять эти данные без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом.

Личные дела в обязательном порядке должны храниться в месте, исключающем доступ к ним третьих лиц, а также возможность их хищения или утраты. Например, в сейфах или металлических шкафах. Систематизироваться личные дела в месте хранения могут в алфавитном порядке, по номерам либо по структурным подразделениям организации.

Обратите внимание, что лица, виновные в нарушении положений законодательства в области персональных данных, могут быть привлечены к дисциплинарной (подп. в п. 6 ст. 81 и ст. 192 ТК РФ) и материальной (п. 7 ч. 1 ст. 243 ТК РФ) ответственности, а также к гражданско-правовой, административной (ст. 13.11 и 13.14 КоАП РФ) и уголовной (ст. 137 и 140 УК РФ).

Также в целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, сотрудники имеют право:

на полную информацию об их персональных данных и обработке этих данных;
свободный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей их персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных п. 8 ст. 14 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ;
определение своих представителей для защиты своих персональных данных;
доступ к медицинской документации, отражающей состояние их здоровья, с помощью медицинского работника по их выбору;
требование об исключении или исправлении неверных (неполных) персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований законодательства. При отказе работодателя исключить или исправить персональные данные работника он имеет право заявить в письменной форме работодателю о своем несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия. Персональные данные оценочного характера работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения;
требование об извещении работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные (неполные) персональные данные работника, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях;
обжалование в суд любых неправомерных действий или бездействия работодателя при обработке и защите его персональных данных.

Персональные данные могут быть переданы третьим лицам только с письменного согласия работника. Исключением является передача этих данных посторонним лицам в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других случаях, предусмотренных федеральными законами.

Как оформить архив по личным делам уволенных сотрудников

Личные дела сотрудников храните 75 лет, личные дела руководителей, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, сотрудников, имеющих государственные и иные звания и награды, – постоянно ( ст. 656 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2021 г. № 558 ). Ревизия личных дел

При этом, трудовое законодательство не регламентирует состав личного дела, каких-либо требований, предъявляемых к заполнению личного дела, законодательство не предусматривает. Более того, ведение личного дела работника не является обязательным. В отделе кадров храните личные дела только работающих сотрудников. Дела уволившихся сотрудников передайте на хранение в архив. Порядок формирования личного дела указан ниже по тексту. В соответствии с пунктом 3.6.4 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2021 г., документы личного дела подшейте на четыре прокола в твердую обложку из картона (скоросшиватель) или переплетите таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции. Перед тем как подшить (переплести), удалите скрепки со всех документов. В начало дела подшейте бланки форм для внутренней описи документов дела, а в конец – бланки листов-заверителей дела. Личные дела сотрудников храните 75 лет, личные дела руководителей, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, сотрудников, имеющих государственные и иные звания и награды, – постоянно.

Рекомендуем прочесть: Фото для медкнижки

Как сшивать личные карточки работников

В случае если каждое личное дело уволенного работника подшивается отдельно, в личное дело включаются внутренняя опись документов дела, которая составляется в процессе ведения личного дела, и лист-заверитель. Фамилию, имя, отчество уволенного работника в заголовке указывайте в именительном падеже. Крайними датами личного дела являются даты приказов о принятии и увольнении работника.

Код личной карточки по ОКУД 0301002. В личную карточку согласно ст. 65 ТрК РФ заносятся данные на основании документов, которые работник должен принести с собой при устройстве на работу:- паспорт;- трудовую книжку (или ее копию — для совместителей);- СНИЛС (страховое свидетельство);- ИНН (свидетельства о постановке на учет в налоговой инспекции);- военный билет (для военнообязанных);- документ об образовании (диплом, свидетельство, курсы и т.п.), подтверждающий наличие специальных для работы знаний. Помимо этих данных, личная карточка содержит сведения, которые заполняются на основании информации, предоставленной самим работником. Личная карточка Т-2 бланк скачать здесь. Заполнение личной карточки (инструкция) здесь. Как рассчитать отпускные правильно и успеть отдохнуть.