Форма 422-АПК. Ведомость учета выдачи (возврата) инвентаря и хозяйственных принадлежностей

ФСБУ 5/2019 ввел новые правила учета для запасов.

Разберем:

• какие активы относятся к запасам;
• как бухгалтеру оформить расход материалов, инвентаря, выданных сотруднику, и обеспечить контроль за их движением в 1С.

В программе используется документ Расход материалов, который полностью заменил привычный документ Требование-накладная (с релиза 3.0.90).

Все материалы по ФСБУ 5/2019 ЗАПАСЫ смотрите здесь >>

Пошаговая инструкция

15 марта уборщице Швейного цеха выданы для работы материалы, инвентарь, которые будут использованы в течение 12 месяцев:

• средство для мытья полов — 1 шт. стоимостью 250 руб.;
• ветошь для мытья пола — 2 шт. стоимостью 300 руб.;
• швабра — 1 шт. стоимостью 200 руб.

Рассмотрим пошаговую инструкцию оформления примера. PDF

Зачем нужна форма МБ-2

Как любое другое имущество, малоценные и быстроизнашивающиеся предметы используются в работе сотрудниками предприятия. Срок их применения довольно часто ограничен по времени, при этом выдаваться они должны только под расписку.

Чаще всего форма МБ-2 оформляется в отношении таких вещей как мешки, перчатки, канцелярские принадлежности, средства гигиены и т.п.

Карточка учета, которая относится к первичной документации, позволяет отследить, куда, для каких целей и в каком количестве были переданы предметы, считающиеся малоценными. Сюда же вносятся сведения о том, кому и когда они были выданы, и когда и в каком объеме были возвращены.

Таким образом, происходит учет имущества в текущей деятельности фирмы и производится списание использованных изделий.

Учет запасов, выданных сотрудникам

Запасы — это активы, используемые в течение 12 месяцев для производства продукции, выполнения работ, оказания услуг, а также для продажи в ходе обычной деятельности (п. 3 ФСБУ 5/2019). Поэтому материалы, инвентарь, используемые в течение года, напрямую или косвенно связанные с производственной деятельностью, учитывайте, как запасы, — на субсчетах к счету 10 «Материалы».

Для инвентаря, спецодежды и других запасов, указанных в п. 8 ФСБУ 5/2019, необходимо организовать контроль за наличием и движением: например, на забалансовых счетах.

Подробнее про применение ФСБУ 5/2019 «Запасы» с 2021 года.

По учетной политике по БУ цеховые затраты относятся к затратам, которые косвенно участвуют в производстве. Они учитываются на счете «Общепроизводственные расходы» и в конце месяца распределяются в Дт 20 «Основное производство».

В нашем примере материалы и инвентарь используются в производстве до 12 месяцев, поэтому квалифицируются как запасы. Они переносят стоимость в Дт в момент выдачи уборщице Швейного цеха.

Если уборщица работает в офисе, то затраты, связанные с выполнением ею должностных обязанностей относятся к управленческим расходам.

Стоимость запасов, используемых для управленческих нужд, можно сразу учитывать в расходах в периоде их понесения (абз. 3 п. 2 ФСБУ 5/2019). Это упрощение закрепите в учетной политике по БУ.

Приобретение таких запасов отражается проводкой:

• Дт Кт 60 — на сумму стоимости управленческих материалов без транзитного применения счета 10 «Материалы».

Используйте документ Расход материалов для отражения в учете отпуска запасов в производство, на хознужды, а также для выдачи материалов, инвентаря, спецодежды сотрудникам, с целью дальнейшего контроля за их наличием и движением.

Если материалы сразу используются сотрудником, и нет необходимости в последующем контроле (инвентаризации), применяйте документ Расход материалов вид операции Передача сотруднику, переключатель Учитывать по сотруднику установите в значение Расход.

Для контроля за наличием и движением инвентаря, переданного сотруднику, используйте тот же документ с переключателем в значение Расход и остатки. Инвентарь автоматически будет учитываться за балансом по сотруднику. Наличие таких запасов можно контролировать.

При использовании документа Расход материалов вид операции Передача сотруднику забалансовый учет ведется на счете МЦ.04 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности в эксплуатации».

Для передачи сотруднику спецодежды и спецоснастки рекомендуем использовать документ Передача материалов в эксплуатацию. В нем задействован забалансовый счет МЦ.02 «Спецодежда в эксплуатации».

Что считать малоценными и быстроизнашивающимися предметами

Организации, как правило, обладают достаточно большим имуществом и далеко не все объекты собственности, предметы и изделия попадают в эту категорию.

Но есть приметы, по которым можно отличить данную группу товаров от остальных:

• в первую очередь это те предметы, которые служат меньше одного года и нуждаются в постоянной замене (вне зависимости от того, сколько они стоят), например, мешки, сети, неводы, канцелярская мелочь, моющие и чистящие средства и т.п.;
• в этот же перечень попадают изделия с относительно низкой стоимостью (не выше 40 тыс. рублей), которые не учитываются на балансе предприятия как , в том числе некоторые виды спецодежды и обуви, компьютерная и оргтехника, постельные принадлежности, посуда, хозяйственный инвентарь, различные запчасти и т.д.

Передача материалов сотруднику без дальнейшего контроля за ними

Учтите стоимость материалов в общепроизводственных затратах документом Расход материалов вид операции Передача сотруднику в разделе Склад.

Еще вид операции для документа Расход материалов

Также документ можно создать на основании документа Поступление (акт, накладная, УПД).

Выберите сотрудника, которому передаете материалы, и укажите Учитывать по сотруднику — Расход, если не надо в дальнейшем контролировать движение и наличие матценностей.

Цель расхода — например, Выпуск продукции, т. к. материалы в конечном итоге будут отнесены на себестоимость продукции. Элемент выберите из списка или создайте самостоятельно при необходимости.

Счет затрат и его аналитику укажите по ссылке Счет затрат.

Если передаваемые работнику материалы предназначены для использования в разных Подразделениях затрат и по разным Счетам затрат, установите переключатель Указывается — В списке. Тогда таблица поменяет вид и добавится графа Счет затрат, где можно будет указать отдельные подразделения и счета затрат для каждой строки.

Данный вариант нельзя использовать для отнесения затрат на счет 91.02 «Прочие расходы»: субконто Прочие расходы и доходы не заполнятся в проводках документа. Для этих ситуаций используйте Указывается — В шапке.

Проводки по документу

После проведения документа Расход материалов остатка на забалансовом счете МЦ.04 не будет. Материалы учитываются за балансом и сразу списываются со счета МЦ.04.

В будущем по таким материалам не получится проконтролировать наличие на основе данных забалансового учета.

Образец заполнения формы МБ-2 — карточки учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов

Наконец мы подошли к основной части нашей статьи – примеру.

Создание карточки учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов хоть и не является особенно трудным делом, но все же в этом документе есть свои тонкости, на которых стоит акцентировать внимание. Воспользовавшись нашими рекомендациями, и на основе представленного ниже образца, вы без особого труда сформируете нужную вам карточку.

В самом начале документа необходимо:

• присвоить ему номер;
• написать название организации и структурное подразделение, в котором оформляется бланк;
• справа в табличку внести код ОКПО предприятия, в табличку ниже — дату заполнения формы, структурное подразделение и табельный номер получателя, все остальные ячейки заполнять по мере необходимости;
• под таблицей вписать фамилию, имя, отчество получателя, его профессию и должность.

Затем переходим к главной таблице документа – сюда по порядку вносим:

• наименование малоценного или быстроизнашивающегося предмета, его номенклатурный (инвентарный) номер;
• информацию о том, когда, кому и в каком количестве он выдан;
• затем по возвращении товара обратно – аналогичные сведения уже о возврате;
• в соответствующие «окошки» получившее изделие лицо (как правило, это начальник бригады, цеха, участка и т.п.) должен поставить свою подпись;
• информацию об акте выбытия (дату, номер), срок службы изделия и если надо – сведения о паспорте (не все материально-технические ценности имеют данный документ).

Не забудьте подписать бланк на его оборотной стороне и расшифровать свою подпись.

К специальной одежде и средствам индивидуальной защиты относятся: рабочие комбинезоны, куртки, перчатки, респираторы, очки, наушники, противогазы и т.д. обязывает руководителей организаций бесплатно обеспечивать сотрудников униформой и СИЗ, если они трудятся:

на вредном производстве (например, на химическом производстве с целью защиты от влияния вредных веществ и т.д.);

если при работе возможны загрязнения (униформа нужна, чтобы не испачкать личную одежду работника);

если работа сотрудника связана с нахождением в непривычных для человека температурах (высоких или низких).

Сведения о наименовании и количестве единиц поступившей в организацию спецодежды заносятся в . Также его используют для выдачи униформы на складе. Сведения о полученной работниками спецодежде заносятся в личную карточку учета выдачи средств индивидуальной защиты.

Карточка выдачи спецодежды, образец

Форма этого документа установлена приложением к межотраслевым правилам, утв. приказом Минздравсоцразвития от 01.07.09 № 290н.

Личная карточка выдачи спецодежды, бланк

Для всех отраслей деятельности существуют установленные , которых работодателям следует придерживаться. Они содержат не только перечни СИЗ, но и сроки, на которые их следует предоставлять сотрудникам. Директор предприятия, с учетом его специфики, может разработать собственные нормы выдачи, но не ухудшающие существующие. Учитывая эти правила, он должен вовремя менять изношенную униформу работников на новую.

Если по каким-то причинам сотрудник отказывается от использования униформы, этот факт следует документально зафиксировать, чтобы снять ответственность с работодателя. Так как за необеспечение трудящегося спецодеждой ему может грозить серьезный штраф. Допускать к работе человека, который пренебрег правилами безопасности, запрещается.

Передача инвентаря сотруднику с дальнейшим контролем за ним

Учтите стоимость инвентаря в общепроизводственных затратах документом Расход материалов вид операции Передача сотруднику в разделе Склад.

Выберите сотрудника, которому передаете инвентарь, и укажите Учитывать по сотруднику — Расход и остатки, если надо в дальнейшем контролировать движение и наличие матценностей.

Ссылка Счет затрат оформляется аналогично Передаче материалов сотруднику без дальнейшего контроля за ними.

Проводки по документу

При проведении документа на забалансовом счете МЦ.04 отражается его количество и стоимость. По такому инвентарю можно будет проконтролировать наличие.

Документальное оформление

Организация должна утвердить формы первичных документов, в т. ч. документа по выдаче материалов работнику для использования.

1С предлагает формы:

• Требование-накладная; PDF
• Требование-накладная (М-11); PDF
• Акт на списание материалов. PDF

Для заполнения Акта на списание материалов в документе указывается состав комиссии на списание по ссылке Комиссия.

Бланки можно распечатать по кнопке Печать.

См. также:

• Передача в эксплуатацию спецодежды
• Инвентаризация ТМЦ забалансом

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Похожие публикации

1. Приобретение и использование материалов (хозяйственного инвентаря) непроизводственного назначения Учет активов непроизводственного характера имеет не только свою специфику, но…
2. Тест № 38. Приобретение и использование материалов (хозяйственного инвентаря) непроизводственного назначения …
3. Учет инвентаря: списание, инвентаризация Добрый день! Подскажите порядок действий в 1с по приходу инвентаря,…
4. Учет противопожарного инвентаря на объекте строительства в БУ и НУ Здравствуйте, подскажите пож-та, как можно списать в учете приобретенный противопожарный…

Как заполнить ведомость

Ведомость заполняют от руки, поскольку в ней необходимо ставить так называемые живые подписи. Первым делом необходимо указать номер документа, дату заполнения, наименование организации, код по ОКПО, структурное подразделение.

Далее располагается таблица со следующими графами:

1. Порядковый номер записи.
2. ФИО работника, которому был выдан инвентарь.
3. Табельный номер работника.
4. Наименование выдаваемого инвентаря или хозпринадлежности.
5. Номенклатурный номер выдаваемого инвентаря или хозпринадлежности.
6. Код по ОКЕИ единицы измерения.
7. Название единицы измерения.
8. Количество.
9. Дата поступления объекта в эксплуатацию.
10. Срок службы объекта.
11. Подпись работника в получении или сдаче инвентаря или хозпринадлежности.

В конце таблицы расписывается материально ответственное лицо, а также должна быть указана его должность.

Ведомости необходимо сдавать в бухгалтерию вместе с документами, прилагающимися к отчетам о движении матценностей. Сроки сдачи устанавливаются документооборотом компании.

Порядок использования личных карточек учета

Личная учетная карточка используется для отображения движения, хранения инструментария на предприятии, контроля его сохранности. При выдаче инструментов в карточке делается запись, которая позволяет отслеживать, кому, когда и на какой срок были выданы инструменты.

Карточка оформляется вручную, на каждое лицо, которому выдаются активы, заполняется один бланк, внесение данных должно соответствовать установленным требованиям. Весь инвентарь надо группировать по типу или стоимости, обязательно указывать не только наименование, но и модель, отдельные характеристики. Кроме наименований активов следует указывать инвентарный номер, эксплуатационные сроки, данные о выдаче. Лицо, получившее активы, ставит свою подпись на лицевой стороне бланка.

На обратной стороне указывается информация о том, когда и как состоялось выбытие актива, необходима ли комиссия, на что оформляется отдельный акт.

Какая информация вносится в документ?

Документ заполняется перед тем, как работник приступил к выполнению своих профессиональных обязанностей.

Ведомость на выдачу спецодежды, бланк которой имеет установленную форму, состоит из лицевой и оборотной стороны. Лицевая сторона карточки содержит информацию:

о сотруднике (Ф.И.О., табельный номер, профессия), место и дату трудоустройства;

параметрах работника, необходимых для покупки униформы подходящего размера (рост, размер одежды,обуви и рост человека);

реквизитах документа, обосновывающего нормы предоставления СИЗ;

перечень предметов, которые необходимо предоставить согласно нормам СИЗ.

На обратной стороне документа указываются сведения о фактическом движении СИЗ по конкретному работнику: времени, когда предметы были предоставлены трудящемуся, дата их возврата на склад.

Возможны ситуации, когда униформа востребована не постоянно, а нужна для периодического использования. В этом случае, также используются карточки учета выдачи спецодежды бланк которых не отличается от общепринятого. В графу, в которой обычно указывается ФИО сотрудника, вносится надпись «Дежурные» вместо данных одного конкретного человека.

Деятельность компании почти невозможно представить без использования инструмента, различного инвентаря . В зависимости от сферы деятельности компании инструмент может быть дорогостоящим, специфическим, использоваться для выполнения отдельных специальных задач или бытового назначения и использоваться, например, для мелкого ремонта. В любом случае в компании должен быть организован контроль за сохранностью инструмента.

Порядок сохранности инструмента необходимо организовать в компании самостоятельно. Удобным способом является фиксировать выданный инструмент в специальных учетных документах. Например, в целях контроля за сохранностью инструментов организация может вести журнал учета выданного инструмента или карточки учета выдачи инструмента (например, завести личные карточки для каждого работника и в них отражать полученный на руки инструмент). Какую информацию необходимо включить в карточку учета, как правильно составить документ? Давайте разберемся подробнее.