Оформление электронного больничного листа: порядок, условия, действия работодателя

Главная → Статьи → Электронный больничный — 2018

Практика работы с электронными листками нетрудоспособности показала, что они имеют серьезные преимущества перед бумажным вариантом. Все больше медицинских организаций и страхователей переходят на их использование. Рассмотрим особенности перехода на электронные больничные, а также порядок работы с ними в 2018 году.

В 2021 году больничному исполнилось 80 лет. 14 августа 1937 года в СССР была утверждена Инструкция ВЦСПС и Наркомздрава СССР «О порядке выдачи застрахованным больничных листков» (утв. пост. СНК СССР от 14.08.1937 № 1382, документ утратил силу). Изменения в данный документ вносились очень редко. Глобальная смена формата больничного произошла лишь в 2021 году, когда был подписан Закон о телемедицине и внедрении информационных технологий в сферу здравоохранения.

С 1 июля 2021 года электронные больничные имеют равную юридическую силу с бумажными листками нетрудоспособности (ч. 3.2 ст. 59 Федерального закона от 21.11.2011 № 323-ФЗ, ч. 5 ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ, Федеральный закон от 01.05 2021 № 86-ФЗ).

Медицинские организации, страхователи (работодатели застрахованных лиц) и застрахованные лица, которые используют электронные больничные, уже оценили их преимущества.

Электронный листок нетрудоспособности позволил существенно снизить документооборот между указанными выше участниками процесса, сделал его прозрачным, а также исключил риск возникновения ошибки или неточности. Вся информация о больничном доступна каждому участнику в единой информационной системе. Данные можно легко проверить и исправить.

Страхователям не нужно передавать бумажные листки нетрудоспособности в территориальные отделения ФСС России, вести их учет как бланков строгой отчетности и хранить в архиве.

Электронный больничный невозможно потерять или подделать, так как он хранится на государственных серверах и надежно защищен.

В нестоящее время право выбора формы листка нетрудоспособности предоставлено застрахованному лицу. Обратившись в медицинскую организацию, оно может получить бумажный листок нетрудоспособности либо, предоставив письменное согласие, попросить врача оформить электронный больничный (письмо ФСС России от 29.11.2017 № 02-11-09/22-03-4326П).

Не исключено, что в будущем назначение и выплата застрахованным лицам пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам на основании электронного документа станет обязательным.

Оформление электронного листка нетрудоспособности возможно при выполнении медицинским учреждением, страхователем и застрахованным лицом ряда условий.

Рассмотрим особенности перехода на электронные больничные, а также порядок работы с ними в 2021 году.

Зачем потребовался «цифровой» больничный

Вводя электронный больничный лист, законодатели преследовали три основных цели:

• упростить взаимодействие между лечебной организацией, работодателем, заболевшим работником и ФСС;
• уменьшить оборот бумажных документов;
• повысить контроль над подлинностью листков нетрудоспособности, сделать прозрачной их выдачу.

Несмотря на то, что оформление «цифровых» больничных – законодательно разрешенная медицинская госуслуга, выписать их врач сможет только при выполнении трех обязательных условий:

1. Работодатель сотрудника зарегистрировался на официальном ведомственном сайте ФСС и открыл там личный кабинет.
2. Медицинское учреждение подключилось к специальной информационной системе по выдаче электронных листков нетрудоспособности.
3. Пациент оформил и подписал согласие о выдаче цифрового документа.

. Форма актуальна на январь 2021 года.

Если хотя бы одно из вышеуказанных обстоятельств отсутствует, работнику будет выдан обычный бумажный больничный.

. Форма актуальна на январь 2021 года.

Законодательная база

Выдача электронных больничных листов, их заполнение в 2021 году регулируются несколькими нормативными актами:

Федеральный закон № 86 от 01.05.2017 о внесении изменений в отдельные правовые документы, запустивший эту систему в действие (повсеместно).

Федеральный закон № 255-ФЗ от 29.12.2006 – основной закон о страховании сотрудников на случай нетрудоспособности, беременности и родов. Услуге по выдаче больничных в электронном виде посвящена статья 13.

Правительственное Постановление № 1567 от 16.12.2017, утвердившее инструкцию взаимодействия между страхователем (работодателем), страховщиком (ФСС) и медучреждением.

Приказ Минздравсоцразвития № 624н от 29.06.2011 о порядке выписки больничных.

Электронный листок нетрудоспособности: первые результаты реформы

Чуть больше полугода назад, с 1 июля 2021 года, вступил в силу Федеральный закон от 01.05.2017 N 86-ФЗ, согласно которому медицинские учреждения наряду с традиционными бумажными листками нетрудоспособности стали выдавать и «электронные больничные». О первых результатах внедрения электронных листков нетрудоспособности и их основных преимуществах для граждан и работодателей рассказала руководитель департамента организации обеспечения страховых выплат Фонда социального страхования Российской Федерации Татьяна Викторовна Лотоцкая.

КонсультантПлюс: Сколько всего электронных листков нетрудоспособности выдано на сегодняшний день? Если сравнивать с общим объемом бумажных больничных — это много или мало?

Татьяна Викторовна Лотоцкая:

По состоянию на 30 марта 2021 года в Российской Федерации в 5 тыс. медицинских организациях сформировано более 781 тыс. электронных листков нетрудоспособности. От общего числа выдаваемых больничных по всей стране доля электронных листков нетрудоспособности составляет порядка 2,46%. Можно сказать, что это небольшой показатель, но в некоторых регионах — лидерах по формированию электронных листков нетрудоспособности их доля от общего числа выданных больничных превышает 45 — 60%. Так, в Белгородской области на 30 марта 2021 года было выдано 95550 в форме электронных, в Липецкой области — 56741, а в Кемеровской области — 45018. При этом такие больничные актуальны не только для крупных городов или региональных центров. Так, например, 700-тысячный электронный лист был выдан в селе Раевский Республики Башкортостан, а 750-тысячный — в городе Саянске Иркутской области.

При этом стоит обратить внимание, что на конец 2021 года общее количество выданных электронных листков составляло всего 240 тыс., а за январь — март 2021 года их количество увеличилось более чем втрое. Таким образом, использование электронного листка нетрудоспособности расширяется в масштабах Российской Федерации и показатели его востребованности увеличиваются. Постоянно растет объем страхователей, готовых к участию в формировании электронных листков нетрудоспособности. В настоящее время их уже более 49 тыс. по всей стране. Доля застрахованных, работающих в этих организациях, составляет почти 20% относительно всех застрахованных по России. И это не только крупный бизнес. Выдача электронных листков у малого бизнеса также достаточно востребована. Об этом свидетельствует данные, представленные на рисунке.

КонсультантПлюс: Какое количество медицинских учреждений уже подключилось к единой интегрированной информационной системе «Соцстрах», в которой формируются «электронные больничные»? Могут ли подключаться к этой системе негосударственные частные клиники?

Татьяна Викторовна:

Участвовать в формировании электронных листков нетрудоспособности имеют право все медицинские организации, имеющие лицензию на медицинскую деятельность, включая работы (услуги) по экспертизе временной нетрудоспособности. То есть как государственные, так и негосударственные медицинские организации могут предоставлять гражданам возможность получать такие листы.

Однако согласно Федеральному закону от 01.05.2017 N 86-ФЗ электронный листок нетрудоспособности формируется с письменного согласия застрахованного лица, при условии что страхователь и медицинская организация являются участниками системы информационного взаимодействия по обмену сведениями в целях его формирования. При этом сведения, направляемые медицинской организацией в единую интегрированную информационную систему «Соцстрах», обязательно подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью врача, а в случаях, рассматриваемых врачебной комиссией, и усиленной квалифицированной электронной подписью председателя врачебной комиссии.

Таким образом, чтобы медицинская организация, имеющая лицензию на проведение работ (услуг) по экспертизе временной нетрудоспособности, могла обеспечить реализацию прав граждан на получение электронного листка, она должна быть технически готова к такому процессу, т.е. иметь выход в Интернет, соответствующие квалифицированные электронные подписи и использовать программное обеспечение, позволяющее осуществлять информационное взаимодействие по его формированию.

Следует отметить, что для участия в процессе формирования электронных листков нетрудоспособности Фондом социального страхования Российской Федерации медицинским организациям предоставляется бесплатное программное обеспечение АРМ «ЛПУ», доступное для скачивания на официальном сайте ФСС России https://cabinets.fss.ru/eln.html. Также на данном сайте размещена все необходимая технологическая информация, включая спецификации для доработки собственного программного обеспечения.

КонсультантПлюс: Если говорить о конкретных регионах, то какие из них оказались лидерами по использованию «электронных больничных»?

Татьяна Викторовна:

Электронный листок нетрудоспособности формируется во всех 85 субъектах Российской Федерации. Количество формируемых электронных листков нетрудоспособности зависит от множества факторов, одним из которых является одновременная готовность медицинской организации, оказывающей медицинскую помощь, и конкретного работодателя застрахованного гражданина.

Также влияют территориальные особенности каждого региона и уровень охвата сетью «Интернет», являющейся средством информационного взаимодействия. На сегодняшний день лидерами по объему сформированных электронных листков являются Белгородская, Липецкая, Кемеровская области, Республики Мордовия, Чувашская Республика и Московская область.

Так, каждый день можно наблюдать изменения лидирующих позиций в этой области: каждый регион стремится идти в ногу со временем и развиваться в сфере информационных технологий. Если ещё в начале декабря 2021 на территории Российской Федерации в день формировалось порядка 5000 электронных листков, то к марту 2018 года этот показатель достиг уже около 11 тысяч в день. Таким образом, применение новых технологий в формировании электронных листков нетрудоспособности более чем востребовано и в этом заслуга каждого из 85 субъектов Российской Федерации.

КонсультантПлюс: Должен ли пациент заранее узнать у своего работодателя, принимает ли он «электронные больничные», или эту информацию может проверить медицинское учреждение при работе с ЕИИС «Соцстрах»?

Татьяна Викторовна:

Чтобы работник мог получить пособие по временной нетрудоспособности или по беременности и родам на основании листка нетрудоспособности, оформленного в электронном виде, помимо технической готовности медицинской организации, работодатель тоже должен иметь техническую возможность для принятия и обработки сформированного электронного листка нетрудоспособности. При этом страхователю необходимо проинформировать своих работников о готовности к их формированию. Работник имеет право самостоятельно уточнить у кадровой или бухгалтерской службы своего работодателя о возможности принятия их к оплате.

Кроме того, для участия в формировании данных листков и реализации прав своих работников на получение пособий на основании выписанных электронных листков нетрудоспособности страхователи могут воспользоваться бесплатным программным обеспечением АРМ «Подготовка расчетов для ФСС», доступным для скачивания на официальном сайте ФСС России https://cabinets.fss.ru/eln.html. На данном сайте размещена вся необходимая технологическая информация, включая спецификации для доработки собственного программного обеспечения.

Для работы с электронными листками нетрудоспособности страхователи могут использовать личный кабинет страхователя, размещенный в сети «Интернет» по адресу https://cabinets.fss.ru/insurer/. Для получения сведений об электронных листках нетрудоспособности в личном кабинете осуществляется идентификация и аутентификация пользователей посредством Единой системы идентификации и аутентификации (ЕСИА).

КонсультантПлюс: Что делать, если «электронный больничный» оформлен, а работодатель просит бумажный листок?

Татьяна Викторовна:

С 1 июля 2021 года листки нетрудоспособности, выданные на бумажном носителе и сформированные в форме электронного документа, являются равнозначными и по желанию пациента медицинской организацией может быть выдана любая из указанных форм листка. При этом в форме электронного документа он оформляется только с письменного согласия застрахованного лица. В случае технической неготовности работодателя к формированию электронных листков работникам выдают их на бумажном носителе.

Если медицинская организация по желанию пациента уже сформировала электронный листок, то в целях реализации прав своих работников на своевременное получение пособий работодатель имеет возможность скачать на официальном сайте Фонда социального страхования Российской Федерации (https://cabinets.fss.ru/eln.html) бесплатное программное обеспечение АРМ «Подготовка расчетов для ФСС» и с его помощью получить электронный листок нетрудоспособности. Кроме того, многие другие программные продукты (например, ПО и «Парус») были доработаны производителями и имеют возможность работы с электронными листками.

КонсультантПлюс: Рекомендуете ли Вы организациям распечатывать и хранить «электронные больничные» наряду с традиционными бланками строгой отчетности?

Татьяна Викторовна:

Электронные листки нетрудоспособности являются документом, имеющим юридическую силу, и в соответствии с Федеральным законом от 01.05.2017 N 86-ФЗ формируются и хранятся в информационной системе Фонда социального страхования Российской Федерации «Единая интегрированная информационная система «Соцстрах». Таким образом, работодателю нет необходимости распечатывать и хранить у себя его копию.

КонсультантПлюс: Планирует ли ФСС со временем полностью отказаться от бумажных листков нетрудоспособности и предусмотреть штрафы за отказ в использовании «электронных больничных»?

Татьяна Викторовна:

В настоящее время электронные листки нетрудоспособности используются наравне с листками нетрудоспособности на бумажном носителе. Обе формы листка являются основанием для назначения и выплаты пособий застрахованным лицам. В случае наличия технической готовности работодателя к работе с электронными листками отказ в приеме от работника данной формы листка является нарушением его прав.

Все же стоит обратить внимание, что согласно законодательству Российской Федерации на сегодняшний день требований переходить только на электронную форму документа нет. Однако для участников информационного взаимодействия по формированию документа в электронном виде появляется много преимуществ, и именно они побуждают в первую очередь работодателей между двумя формами выбирать электронную.

КонсультантПлюс: Насколько надежна система безопасности ЕИИС «Соцстрах»? Может ли пациент быть уверен, что его персональные данные и информация о диагнозе не попадет в чужие руки?

Татьяна Викторовна:

Информационная система Фонда социального страхования Российской Федерации обеспечивает все необходимые условия защиты информации и сохранения ее конфиденциальности в соответствии с требованиями законодательства в сфере информационных технологий. При этом сведения о диагнозе пациента медицинской организации, сформировавшей ему электронный листок нетрудоспособности, работодателю не предоставляются. Сторонние лица доступа к нему не имеют.

КонсультантПлюс: Одна из причин внедрения электронных листков нетрудоспособности − это борьба с поддельными больничными, так как электронная система практически полностью исключает риск злоупотреблений. Насколько остро сейчас стоит проблема с фальшивками? Их стало меньше?

Татьяна Викторовна:

Это как раз относится к листкам нетрудоспособности на бумажном носителе. В настоящее время достаточно часто встречаются случаи продажи больничных — объявления, листовки, сайты в сети «Интернет», предлагающие оформить их легко и быстро. С решением данной проблемы отлично справляется внедрение электронного листка нетрудоспособности.

В первую очередь, Фонд социального страхования Российской Федерации ведет единую базу, в которой отображается каждый электронный листок нетрудоспособности с момента его «открытия» в медицинской организации. Кроме того, выдать поддельный электронный листок невозможно, так как Фонд социального страхования Российской Федерации контролирует любые действия с ним. Работодатель может быть уверен в его подлинности, когда работник предъявляет его для оплаты.

КонсультантПлюс: И последний вопрос. Будет ли в 2021 году меняться действующая нормативная база, регулирующая вопросы, связанные с временной нетрудоспособностью? Например, будут ли вноситься изменения в бланк листка нетрудоспособности?

Татьяна Викторовна:

Несомненно, любые нововведения на законодательном уровне всегда влекут за собой создание соответствующих подзаконных актов и приведение уже действующих нормативных правовых актов в соответствие с федеральным законом. В настоящее время Фондом социального страхования Российской Федерации проводится работа по утверждению Регламента информационного взаимодействия в целях формирования электронного листка нетрудоспособности, предусматривающего описание операционно-технологических особенностей взаимодействия с медицинскими организациями, учреждениями медико-социальной экспертизы и страхователями.

Кроме того, совместно с Минтрудом России и Минздравом России готовятся изменения в Порядок выдачи листков, утвержденный Приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 N 624н, который одновременно с порядком выдачи и заполнения листков на бумажном носителе будет предусматривать и порядок формирования их электронных вариантов. Однозначно говорить об отсутствии необходимости внесения изменений в бланк листка нетрудоспособности нельзя. Его форма не менялась с 2011 года. Возможно, в рамках совершенствования законодательства Российской Федерации в сфере обязательного социального страхования что-то придется менять.

КонсультантПлюс: Татьяна Викторовна, благодарим Вас за участие в нашем интернет-интервью.

Интервью подготовлено корреспондентом А. Епифановой Фото — Т. Тверецкий

Материал читайте по ссылке: https://www.consultant.ru/law/interview/lototskaya/

Как это работает

Электронный больничный документ медицинское учреждение открывает по следующей схеме:

1. Работник, посетив кабинет врача, сообщает ему о желании взять электронный листок нетрудоспособности (кратко – ЭЛН). При этом он:
   сообщает доктору об участии работодателя-страхователя в информационном обмене сведениями, необходимыми для формирования «цифровых» больничных;
2. заполняет и подписывает заявление о согласии на выдачу документа в электронной форме;
3. предъявляет СНИЛС или сообщает его номер.
4. Врач отправляет онлайн-запрос в информационную систему («Соцстрах») о присвоении документу номера. Получив его, медработник при помощи специально разработанного программного обеспечения производит заполнение ЭЛН. Номер больничного сообщают застрахованному лицу (пациенту).
5. Завершив действия по оформлению электронного больничного, доктор удостоверяет его цифровой личной подписью.
6. Сформированный документ по сети медицинское учреждение заверяет собственной подписью и направляет в «Соцстрах».

Если болезнь сотрудника затянулась, и понадобилось продление листка нетрудоспособности, он, по мере необходимости, дополняется новыми записями. После закрытия больничного, в ЭЛН вносится соответствующая запись, документ заверяется цифровой подписью доктора и клиники, а затем отправляется в «Соцстрах».

Данная услуга оказывается пациентам лечебных организаций бесплатно. Вся информация передается по специальным защищенным каналам, которые считаются недоступными для чужого взора или коррекции данных со стороны постороннего лица.

Действия кадровиков при получении ЭЛН

Узнав номер электронного листка нетрудоспособности, сотрудник сообщает его работодателю. По нему и номеру СНИЛС самого работника кадровики или бухгалтеры в электронном виде запрашивают данные о больничном в ФСС. Чтобы она высветилась на экране, необходимо щелкнуть по кнопке «ПОЛУЧИТЬ ЛН».

Важное замечание! Работодатель получает доступ к цифровому больничному листу сотрудника только после того, как документ будет закрыт медицинской организацией. Просмотреть действующий ЭЛН он не сможет.

Когда представитель работодателя получит электронный документ, он вносит в него недостающую информацию, и исправляет, если что-то заполнено неверно (сообщение об этом он видит внутри системы). Для него в программе имеется красноречивая вкладка: «Заполняется работодателем». Туда он, в частности, вносит:

• наименование компании, где трудится застрахованное лицо;
• совместителем или основным работником является владелец гражданин, которому выписан больничный;
• его ИНН;
• фамилии с инициалами – руководителя фирмы и главбуха;
• средний заработок застрахованного сотрудника и его стаж;
• период нетрудоспособности;
• дата, когда он приступил к работе, и иные сведения.

На основе введенных данных пособие, положенное сотруднику в связи с нетрудоспособностью, рассчитывается программой автоматически. Сотрудник получает выплату за больничный лист, а данные о ее размере сообщаются страховщику – в ФСС.

Неправильно выплаченное пособие потребуют вернуть

ФСС вправе провести проверку предоставленных документов и после выплаты самого пособия. Если фонд посчитает, что документы оказались недостоверными, он вправе потребовать возврата денег, причем, как с работника, так и с его работодателя. Если ошибочно выплаченное пособие составит более 3 000 рублей, фонд может обратиться в суд.

Не пропустите:

Ошибки бухгалтеров при подаче документов в ФСС для прямых пособий

Преимущества и недостатки электронного оформления

С одной стороны, сокращение бумажной работы и высокая степень достоверности ЭЛН являются его неоспоримыми преимуществами над бумажными аналогами. Однако и недостатков у данного метода пока хватает.

Таблица 1. Достоинства и недостатки оформления больничных листов в электронном виде

Также читайте:

Цифровая медицина — реальность ближайшего будущего Врачам предписано выдавать электронные рецепты своим пациентам Персональные данные пациентов в медицинских организациях: требования к обработке и ответственность

Свежие новости цифровой экономики на нашем канале в Телеграм