Как правильно написать пояснительную записку: образец, содержание и правила составления

Виды записок

Существует много разновидностей такого документа. Они отличаются параметрами, предназначением, темой и самим содержанием. Можно выделить следующие виды:

Бухгалтерский учет

• Записка к бухгалтерскому балансу. Бухгалтеры должны не только заниматься ведением бухучета, но и формировать пояснения к отчетностям. Пояснительные записки передаются в ФНС или руководству организации. С их помощью можно понять, каковы особенности отчета.
• К рабочей программе. Работники образовательных учреждений и других организаций обязаны ежегодно составлять рабочую программу. На основании этого документа осуществляется работа специалистов. Его краткое содержание включается в записку.
• В налоговую. Во время налоговых проверок оцениваются бухгалтерские документы и декларации. Нередко инспекторы не могут с помощью официальной документации получить нужную информацию. Поэтому они могут запросить пояснения. В ней бухгалтер фирмы приводит расчет основных показателей, приведенных в отчете.
• По убыткам. Если в бухгалтерских отчетностях имеется информация об убытках от деятельности, то ФНС и работодатель могут потребовать пояснения от бухгалтера.

Как правильно составить?

Пояснительная записка составляется не только студентами, но и экономистами, бухгалтерами, юристами и другими специалистами. Хотя содержание может значительно отличаться, но пользоваться можно единым алгоритмом. Поэтому учитываются следующие правила:

• выбирается деловой стиль изложения информации;
• целесообразно пользоваться профессиональными терминами и стандартными оборотами;
• не допускается пользоваться стереотипными предложениями, поэтому важно излагать только значимую суть;
• не разрешается включать в текст личное мнение;
• содержание зависит от цели формирования записки;
• если составляется документ на основании запроса из ФНС, то описывается деятельность предприятия, а также указываются данные о ее доходах и расходах;
• при составлении пояснения к научной работе приводится информация о цели проекта, его значимости и особенностях;
• во время составления документации к техническому проекту указываются технические параметры созданного предмета, область его использования и причины формирования;
• если требуется записка к законопроекту, то приводятся его разделы, целесообразность введения и другие значимые моменты.

Важно! От грамотности составления пояснительной записки зависит, как легко люди, читающие данный документ, смогут оценить значимость и ценность самого проекта.

Общие требования

Чертежи к дипломному проекту

При составлении записки обязательно учитываются стандартные требования и условия. К ним относится:

• определяются особенности сферы деятельности, в которой работает составитель;
• в каждом образовательном учреждении имеется методичка, в которой предъявляются требования к форме и содержанию записок;
• составляется документ в печатном виде на листе бумаге стандартного формата;
• используется только книжная ориентация;
• выбирается полуторный интервал и шрифт 12 размера;
• допускается включать в текст списки, а также требуется нумерация страниц;
• после каждого раздела можно прикладывать дополнительный материал, а также пользоваться схемами и таблицами.

Важно! Основное требование заключается в легкости чтения, а также в достоверности и актуальности информации.

Как написать пояснительную записку в дипломной работе

Пояснительная записка в дипломной работе может стать отдельной работой. Ее объем может составить 60-120 страниц. Однако в этот объем входят также: титульный лист, оглавление и библиографический список. Поэтому не стоит сразу же пугаться.

Содержание пояснительной записки зависит от того, на что делается акцент в дипломной работе. Например, если в ВКР сделан упор на теоретическую часть, то и в записке будет написано дополнение и комментирование различных теоретических аспектов.

Если же в дипломе главную роль играет практическая часть, то в пояснительной записке будет дано в большей части описание исследования, раскрытие методов и углубление в результаты работы.

Таким образом, чтобы написать пояснительную записку в дипломной работе, необходимо раскрыть или углубиться в ваше исследование. Лучше всего обсудить данный вопрос со своим научным руководителем. Он должен подсказать вам, о чем писать пояснительную записку.

В пояснительной записке к дипломному проекту должны быть: тема исследования и ее замысел, научные методы и расчеты, полное описание проведенных опытов и изучения научной проблемы, выводы и заключения, а также графические иллюстрации, таблицы и схемы.

Чем конкретно отличается пояснительная записка от самого дипломной проекта, так это главой «задание для дипломной работы».

Для чего нужна пояснительная записка в дипломной работе? Для того, чтобы отдать ее рецензенту и научному руководителю на оценку вместе с дипломным проектом. Также на защите диплома аттестационная комиссия больше ориентируется именно на пояснительную записку, потому что она содержит более сжатую и конкретную информацию, а также результаты исследования.

Только гуманитарные факультеты освобождаются от написания пояснительной записки. Но в некоторых вузах может быть принято писать записку и на факультетах журналистики и филологии. Все зависит от нормативных документов вашего вуза и факультета.

Рекомендуем узнать о том, нужно ли вам писать пояснительную записку или нет, у научного руководителя.

Особенности составления пояснения к дипломному проекту

Наиболее часто составляется пояснительная записка студентами, которые занимаются написанием диплома. Нередко члены аттестационной комиссии уделяют больше внимания этому документу, а не всему дипломному проекту. Записка содержит сжатые сведения о теме, сути и особенностях диплома. В ней приводятся изыскания выпускника. Поэтому при составлении этого документа учитываются правила:

• обязательно в текст включаются выводы и основные моменты проекта;
• сведения должны соответствовать проведенному исследованию;
• указывается на выполнение задания куратора;
• текст согласовывается с научным руководителем.

Что такое пояснительная записка

Пояснительная записка – это часть курсовой, дипломной и диссертационной работ, которая помогает кратко пересказать научное исследование. Это собрание комментариев исследователя по всей ВКР и диссертации.

Обычно пояснительную записку заставляют писать студентов технических факультетов, экономического, химического факультета. Ведь записка необходима для того, чтобы в сжатой форме рассказать обо всем исследовании.

Например, если студент-архитектор пишет дипломной проект по строительству дома, то в самом ВКР он напишет: дом будет сделан из бруса, сначала нужно выбрать фундамент. Я выбрал такой-то фундамент, почему именно его, я объяснил в дипломной работе.

Однако формально пояснительная записка очень похожа структурой и оформлением на научную работу. Ее объем может достигать размеров самой ВКР, курсовой или диссертации. Поэтому многие студенты бояться точно утверждать, что пояснительная записка – это только часть. Не стоит настраиваться на то, что можно будет написать только 2 страницы комментариев.

Нужно соблюдать определенную структуру при написании пояснительной записки. Но об этом расскажем позже.

Так зачем же нужна объяснительная записка? Чаще всего именно по ней проверяющие оценивают готовность работы и принимают решение для допуска на защиту диплома или магистерской. Поэтому студенту нужно хорошенько проработать структуру пояснительной записки.

Этапы написания

Процесс составления пояснительных записок делится на несколько этапов:

1. Формирование плана. По нему придумывается оптимальный текст. Все пункты должны располагаться в строгой последовательности. Первоначально заполняется титульный лист, после чего делается аннотация. После включается оглавление и ведение, а только потом идет основной текст, разбитый на отдельные главы. Все листы обязательно нумеруются, а в конце делается заключение и оставляется список литературы. При необходимости прикрепляются приложения.
2. Создание черновика. Перед формированием актуального текста желательно сделать черновик. Он основывается на целях и задачах, поставленных при написании дипломного проекта. Обязательно оцениваются и анализируются книги, которые использовались студентом. Центральным элементом записки выступает задача научно-исследовательской деятельности, которая должна быть достигнута выпускником. Все выводы, имеющиеся в документе, подкрепляются схемами, таблицами и правильными расчетами.
3. Написание основного текста. В ведении указывается причина выбора конкретной цели, а также перечисляются поставленные задачи. В заключении приводятся сведения о достижении целей создания проекта. Обычно бакалаврами делается записка на 30 страниц, а для магистров увеличивается объем до 80 страниц. Сюда включается не только текст, но и приложения, титульный лист, рисунки и дополнительные материалы.

От правильности составления данного документа зависит восприятие всей работы аттестационной комиссией.

Структура пояснительной записки

Структура пояснительной записки почти ничем не отличается от ВКР и диссертации. Однако стоит помнить, что пояснительная записка – это всего лишь часть вашего проекта. Поэтому в нем должна быть своя уникальность. Нельзя писать слово в слово, как в дипломной или диссертационной работе. Попытайтесь пересказывать свое исследования, указывая на ключевые моменты.

Итак, в структуру пояснительной записки входят:

• титульный лист;
• техническое задание;
• аннотация и оглавление;
• введение;
• обзор литературы;
• научные методы;
• описание исследования;
• выводы и анализ итогов;
• заключение;
• библиография;
• приложения (графики, расчеты, спецификации чертежей).

Именно такой порядок необходимо соблюдать. Не изменяйте последовательность структурных частей – это будет ошибка.

Далее мы более подробно расскажем о каждом разделе пояснительной записки отдельно.

Оформление по ГОСТу

Оформление согласно ГОСТу

Для составления документа важно пользоваться требованиями ГОСТа. Для этого применяется единая форма, которая может немного изменяться в зависимости от сферы работы составителя. Но при этом учитываются важные моменты:

• приводится правильная структура документа;
• на титульном листе обязательно содержится ФИО автора;
• приводится название документа;
• введение должно содержать актуальность информации, приведенной в записке;
• включается аннотация, представленная краткой сутью документа;
• приводятся разделы, подразделы и отдельные пункты, если они имеются;
• основной текст перечисляет проведенные исследования или проверки, а также достигнутые результаты;
• в конце делается вывод, подтверждающий достижение поставленных целей.

Если делается записка бухгалтером, то указываются выявленные расхождения, а также даются пояснения по этой информации. Если анализируется деятельность компании, то приводятся причины появления убытков или неучтенной прибыли. В научных работах допускается пользоваться общепринятыми условными обозначениями.