Работа дистанционно — оформление по ТК РФ
Дистанционная (удаленная) работа дает работнику возможность осуществлять свой труд без привязки к определенному рабочему месту, хотя по всем иным параметрам он так же, как и обычный работник, подчиняется требованиям трудового законодательства (ст. 312.1 ТК РФ). Особый характер труда обусловливает ряд особенностей этой работы (гл. 49.1 ТК РФ):
- она не требует постоянного присутствия работника на территории, находящейся под контролем работодателя, и позволяет работнику самостоятельно устанавливать приемлемый для него режим труда и отдыха, если иное не предусмотрено в трудовом договоре;
- перечень обязанностей работодателя в части охраны труда суживается до нескольких вопросов (санитарно-бытового обслуживания, медицинского обеспечения, обязательного социального страхования от несчастных случаев, ознакомления работника с требованиями охраны труда);
- выполнение работы может осуществляться средствами труда (оборудованием, компьютерными программами), рекомендованными работодателем и принадлежащими либо работнику, либо работодателю;
- передача результатов труда может происходить посредством электронных средств связи;
- для осуществления электронного взаимодействия возможно оформление для работника усиленной квалифицированной электронной подписи, позволяющей ему формировать юридически значимые электронные документы;
- все особые условия, имеющие отношение к обеспечению трудового процесса, охране труда, предоставлению отпусков, увольнению, оговариваются в трудовом соглашении.
В связи с неблагоприятной эпидемиологической обстановкой, связанной с распространением коронавируса, многие сотрудники временно переведены на дистанционную работу. Эксперты «КонсультантПлюс» разъяснили порядок заполнения приказа на удаленную работу. Если у вас еще нет доступа к системе К+, получите пробный демо-доступ и бесплатно переходите к Готовому решению.
Переход к удаленной работе осуществляется по взаимному согласию между работником и работодателем и может быть как временным, так и постоянным. Причем работника можно сразу принять на такую работу, а можно перевести на нее, получив соответствующее заявление сотрудника. Однако в любом случае потребуется отразить факт подобной работы в трудовом договоре (если работника сразу берут на такую работу) или в дополнительном соглашении к нему (если происходит перевод).
Обратите внимание! Работодатель вправе переводить работников на удаленку без их согласия в экстренных случаях, в т. ч. при эпидемиях. Такая норма была внесена в ТК законом от 08.12.2020 № 407-ФЗ. О других нововведениях читайте здесь.
Заключение соглашения о дистанционной работе может осуществляться путем электронной переписки, но непосредственно за ним должен обязательно последовать обмен бумажными экземплярами договора (дополнительного соглашения) через обычную почту. А вот процедуру ознакомления работника с приказом о приеме (переводе) на удаленную работу достаточно совершить через электронный обмен документами (ст. 68, 312.2 ТК РФ).
Образец трудового договора с дистанционщиком вы найдете здесь.
По согласию между работником и работодателем допускается невнесение сведений о периоде дистанционной работы в трудовую книжку. Трудовой стаж в этом случае будет подтверждать трудовой договор с записями, свидетельствующими о характере работы.
Но если вам требуется внести запись в трудовую книжку дистанционщика, получите бесплатный доступ к КонсультантПлюс, переходите в Путеводитель по кадрам и смотрите разъяснения экспертов и образец.
О значении и порядке определения трудового стажа читайте в статье «Общий трудовой стаж — что входит и как подсчитать».
Кого можно переводить на удаленную работу?
Представителей далеко не всех профессий можно «удалить». Но глобальный «исход из офиса» уже начался в проектировании, продажах, финансах, дизайне, журналистике, программировании, дополнительном образовании, управлении логистикой и других сферах. Если 3/4 функционала сотрудника не требуют его физического присутствия, можно думать о новых форматах работы.
Перевод сотрудников на удаленку нужно сделать рационально и законно.
Прежде всего, необходимо отличать три ситуации:
- Фриланс (свободное предложение специалистом своих услуг на рынке многим заказчикам). Как правило, не оформляется трудовым договором. Оказываются разовые услуги. Можно использовать форматы гражданско-правового договора (ГПХ), ИП или самозанятости.
- Полностью удаленный сотрудник, изначально не берущий на себя обязательств находиться на территории работодателя (их труд регулируется Статьей 312 ТК РФ).
- Временный или частичный перевод на удаленную работу ранее нанятых сотрудников.
Временный перевод пока не регулируется законом, что создает почву для взаимного недоверия работника и работодателя. Но в свете актуальных событий марта 2021 года депутаты ускорили рассмотрение поправок в ТК. Предполагается введение понятий «режим неполной дистанционной занятости» и «временная удаленная работа». Безусловно, для таких вариантов время уже пришло!
В первом случае подразумевается гибкое сочетание «очной» и «заочной» занятости в формате, устраивающем работника и работодателя. Допустим, ценный для компании специалист переезжает жить в пригород. Для него может быть установлен режим 4 дня удаленка + 1 в офисе (или любой другой вариант, устраивающий обе стороны трудовых отношений).
Во втором случае предусмотрен временный перевод сотрудников на удаленную работу, если этого требуют какие-либо обстоятельства (от эпидемии до покраски стен).
Пока изменения в трудовой кодекс не внесли, работодатель может опираться на положения Статьи 312, а дополнительно учитывать Рекомендации Роструда в форме вопросов и ответов от 23 марта 2020 года как прецедент в условиях подготовки законодательного закрепления норм https://rosmintrud.ru.
Нужно ли согласие работника для перевода на удаленную работу?
Безусловно, переход на удаленную работу возможен только при наличии добровольного информированного согласия сотрудника:
- Если изначально с работником заключается трудовой договор на основе Статьи 312 ТК РФ, то в нем указывается, что трудовые функции будут выполняться дистанционно, то есть вне места нахождения фирмы, а взаимодействие с работодателем – осуществляться посредством телекоммуникационных сетей. Подробнее о приеме на работу дистанционных сотрудников написано в этой статье.
- Если сотрудник переводится на удаленку временно или частично, нужно его письменное заявление об этом.
Принуждать официально нанятого для «очного» труда человека изменить место выполнения трудовой функции чревато. Это может трактоваться как ухудшение условий трудового договора. В случае жалоб сотрудников суд и трудовая инспекция встанут на сторону работника.
Вам будет интересно:
Справка с места работы: в каком случае выдается, для каких целей, образец заполнения, может ли работодатель отказать
Также нельзя уменьшать оплату труда сотруднику на удаленке по сравнению с тем, что написано в ТД и/или положении об оплате труда.
Как оформить приказ о переводе на дистанционный труд
Перевод на удаленную работу может происходить в двух вариантах:
- Когда меняется только сам характер привязки к месту нахождения работодателя, а все остальные параметры работы (должность, показатели квалификации, уровень оплаты труда, привязка к структурному подразделению) остаются теми же, что и до перевода.
- Когда изменение характера привязки к месту нахождения работодателя совпадает с переводом:
- в иное структурное подразделение;
- на другую должность или в другую квалификационную категорию;
- на другой оклад или тарифную ставку.
Для 1-го варианта достаточным будет создание единственного приказа произвольной формы, содержащего:
- указание на суть вносимого изменения;
- дату начала действия этого изменения;
- перечень документов, послуживших основаниями для издания приказа.
Образец такого приказа можно увидеть на нашем сайте.
При 2-м варианте можно пойти двумя путями, оформив:
- Два приказа с одной датой:
- о переводе работника на другую работу по унифицированной форме Т-5;
- о переводе на дистанционный труд в произвольной форме;
- Один приказ на бланке, имеющем в основе унифицированную форму Т-5, но доработанную путем дополнения ее полем, отводимым для указания характера привязки к месту нахождения работодателя.
Подробнее о форме Т-5 читайте в материале .
О нюансах налогообложения выплат дистанционным работникам вы можете узнать из Готового решения от «КонсультантПлюс», получив бесплатно пробный доступ к системе.
Обязательно ли работникам писать заявление
Инициатором перевода на удаленку бывает как сотрудник, так и организация, кроме того, возможно требование о переводе на удаленную работу части трудового коллектива, исходящее от государственных органов.
Если перевод по инициативе работодателя
От работодателя такая инициатива исходит, когда он хочет сэкономить на аренде (например). Для оформления такого перевода не требуется заявление, но необходимо согласие на дистанционную работу, как для любого изменения определенных сторонами условий трудового договора.
Перевод по желанию сотрудника
Человек хочет работать вне офиса, например потому, что ему нравится зимовать на Бали. Бывают домашние обстоятельства, которые заставляют сотрудника просить руководителя о переходе на удаленку: болезнь близких родственников, наличие маленьких детей и т. п. Он излагает просьбу в письменном виде, компания идет навстречу или отказывает.
Не каждого сотрудника возможно перевести на удаленку технически. Например, кладовщик при всем желании останется работать на складе, а вот бухгалтеру или менеджеру по логистике несложно предоставить возможность трудиться дистанционно.
Работодатель не обязан переводить на дистанционку никого, если нет распоряжения властей, поэтому имеет право отказать любому сотруднику. В случае болезни родственника, подтвержденной документами, по статье 93 Трудового кодекса, организация обязана пойти навстречу и установить сотруднику неполное рабочее время; относительно удаленки такой нормы нет.
Перевод по требованию властей
В 2021 году тема дистанционки приобрела особую актуальность из-за коронавируса. В настоящее время региональные власти Москвы и СПб издали постановления, обязывающие предприятия перевести на удаленную работу работников старше 65, сотрудников, страдающих хроническими заболеваниями, и 30% от общего числа работников дополнительно.
На 2021 год запланировано внесение изменений в Трудовой кодекс, которое внесет определенность в вопросы оформления трудовых отношений с дистанционным работником. Пока же все происходит несколько стихийно. Пробуем внести ясность, опираясь на действующее законодательство.
Если сотрудник сам хочет перейти на удаленку из-за опасности заражения, необходимо заявление от него. Если человека решает перевести организация, выполняя требование госорганов, составляется приказ о переводе на удаленную работу и дополнительное соглашение к трудовому договору.
Внимание! Если работник подписывает эти документы, то все в порядке. Если он отказывается от перехода на удаленку, насильно перевести нельзя. Требование властей придется выполнить другим способом — оформить «карантинный» больничный, отпуск или простой.
Итоги
Действующее законодательство допускает возможность осуществления работы дистанционно (без привязки к рабочим местам, созданным работодателем). Такая работа подчиняется требованиям ТК РФ, но имеет ряд особенностей, обусловленных удаленным характером труда. Перевод на дистанционный труд осуществляется по согласованию между работником и работодателем путем отражения условий достигнутого соглашения в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему. Приказ о переводе на удаленную работу оформляется в произвольной форме.
Источники: Трудовой кодекс РФ
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Кого нельзя перевести на удаленку
Построение трудовых отношений основано на взаимном согласии сторон (ст. 15 ТК РФ). Перевод на дистанционную работу, включая временную, на основании лишь желания работодателя без учета им условий, оговоренных в ст. 312.9 ТК РФ, и распорядительного локального акта запрещен.
Это связано с тем, что при перемещении на удаленный формат сотрудник меняет место трудовой функции, которое является одним из существенных условий, которые включают в трудовой договор при дистанционном характере работы, так установлено ст. 57 ТК РФ.
Изменение существенных условий допускают только по соглашению сторон в письменном виде (ст. 72 ТК РФ) с предупреждением не менее чем за 2 месяца (ст. 74 ТК РФ). Форс-мажорные обстоятельства не являются поводом для нарушения установленного алгоритма.
ВАЖНО! Не подлежат переводу на удаленный доступ сотрудники, возражающие против подобных условий.
Работодатель по собственной инициативе (ст. 312.9 ТК РФ) не переведет на удаленку:
- тех, у кого особенности деятельности не позволяют исполнять обязанности дистанционно, например, повар;
- тех, кому он не обеспечивает технические и иные условия для выполнения функционала (ст. 312.9 ТК РФ).
Обеспечение работника необходимым оборудованием и программами
В новой статье 312.6 ТК РФ закрепили правило, согласно которому работодатель обязан обеспечивать удаленного работника необходимым оборудованием, программами, средствами защиты информации и пр. При этом не важно, закреплена эта обязанность в трудовом (коллективном) договоре или нет.
Вместо работы на оборудовании работодателя сотрудники смогут использовать собственные средства и программы, но только с согласия работодателя. В этом случае работодатель обязан выплачивать компенсацию за использование и возмещать расходы, связанные с этим использованием. Размер компенсации и возмещаемых расходов определяется в коллективном договоре, ЛНА, трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему.
Действующие нормы устанавливают, что обеспечение средствами труда осуществляется только в порядке и в сроки, закрепленные в трудовом договоре, это позволяет не устанавливать такие условия.
На удаленного работника, который направляется работодателем для работы в другую местность, будет распространяться действие статей 166-168 ТК РФ. Такая поездка будет считаться командировкой, а работнику должны быть предоставлены соответствующие гарантии и компенсации. Сейчас этот аспект работы удаленного сотрудника в законе не прописан. Тем не менее по-прежнему нет ответа на вопрос, является ли поездка удаленного работника в офис работодателя командировкой или нет.
Режим рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника
Режим рабочего времени дистанционного работника можно устанавливать по своему усмотрению, если иное не предусмотрено коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.
Важно: если вы хотите контролировать режим рабочего времени работника, необходимо определять его локальным нормативным актом работодателя, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.
Курсы для кадровика. Онлайн-обучениеПовышение квалификации, профпереподготовка в Контур.Школе. Удостоверения и дипломы Посмотреть программы
Если работник переведен на «удаленку» временно, вы можете предусмотреть эпизодическую возможность вызова его на стационарное рабочее место, в том числе по его инициативе. Не забывайте, что для этой ситуации есть исключения, которые поименованы в ст. 312.9 ТК РФ.
Условия и порядок вызова работника можно установить коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.
Важно: допсоглашением к трудовому договору или трудовым договором предусматривайте территорию, на которой работник выполняет трудовую функцию. Это позволит снять дополнительные вопросы при оформлении дистанционному работнику командировки или при принятии решения о вызове работника на стационарное рабочее место.
Если вы направляете дистанционного работника для выполнения служебного поручения в другую местность, отличную от той, что вы указали в трудовом договоре или допсоглашении, вы обязаны оформить этот как командировку (ч. 3 ст. 312. 6 ТК РФ).
