Пересчет отпускных после начисления зарплаты

Позиция официальных ведомств

Неясность в начислениях была обусловлена тем, что в нормативных документах нет понятия «нерабочих дней». Соответственно, не оговаривалось, нужно ли учитывать выплаты за этот период в расчете среднего заработка или нет. До официального письма Минтруда № 14-1/В-585, выпущенного 18.05.2020 г., на сайте Роструда разъяснялось, что нерабочие дни из расчетного периода не исключаются, а произведенные выплаты учитываются при начислениях отпускных. Однако позже чиновники пришли к единому противоположному мнению:

• зарплата за время нерабочих оплачиваемых дней не должна участвовать в расчетах среднего заработка;
• расчетный период уменьшается на нерабочие оплачиваемые дни.

Такое решение Минтруд объясняет тем, что оплата нерабочего периода – это иные случаи освобождения от работы с сохранением зарплаты, исключаемые из расчета, согласно пп. «е» п. 5 «Положения о порядке расчета средней зарплаты» (утв. Постановлением Правительства № 922 от 24.12.2007). Таким образом, работодатели, ранее воспользовавшиеся методикой Роструда, столкнутся с необходимостью перерасчета отпускных за 2021 г.

Шпаргалка по начислению зарплаты, отпускных и больничных

Общий порядок начисления оплаты за ежегодный отпуск предусматривает, что средняя зарплата для отпускных рассчитывается за последние двенадцать месяцев путем деления общего дохода за этот срок на сумму отработанных дней. Существуют случаи, когда необходимо сделать пересчет выплат по разным причинам, которые иногда не зависят от работодателя.

Как правило, вопрос о пересчете возникает в следующих случаях:

• выплата годовой премии в следующем месяце;
• изменение окладов;
• отзыв из ежегодного оплачиваемого отпуска;
• болезнь работника при нахождении его на отдыхе;
• увольнение сотрудника;
• счетная ошибка.

Это важно знать: Расчёт выплат при сокращении после декретного отпуска (после 3 лет)

Если работник сам выяснил, что отпускные ему были начислены неправильно, либо бухгалтер заметил совершенную ошибку, то нужно произвести перерасчет без заявления трудящегося.

Рекомендованный порядок расчета

Сам алгоритм начисления не изменился. Этапы расчета состоят из следующих шагов:

• определяется количество календарных дней в расчетном периоде (РП), то есть, за 12 календарных месяцев предшествующие месяцу начала отпуска. При этом вычитаются исключаемые дни (например, отпуск за свой счет, командировка, простой, временная нетрудоспособность и т.д.). Если месяц отработан полностью, в расчете применяется среднемесячное число календарных дней — 29,3 (ст. 139 ТК РФ), по неполностью отработанным месяцам оплачиваемые дни рассчитывают пропорционально;
• суммируются учитываемые доходы (не включаются суммы, не относящиеся к вознаграждению за труд, или рассчитанные по среднему заработку);
• определяется среднедневной заработок делением суммы доходов на число дней в РП;
• количество дней отпуска умножается на среднедневной заработок – получается сумма отпускных.

При выплате бухгалтерия удерживает из отпускных выплат НДФЛ.

Единственное новое правило, которое нужно учитывать, если работодатель решит руководствоваться мнением Минтруда – исключить из расчета среднего заработка дни и выплаты, приходящиеся на нерабочий период с 30 марта по 8 мая 2021г.

Пример перерасчета отпускных за апрель 2021 г.

Оклад слесаря Смирнова 18 000 руб. 30 и 31 марта Смирнов, как и все сотрудники компании, не работал. Весь период с 1 апреля 2021 по 31 марта 2021 г. заработок начислялся ему в полном объеме (в том числе – за нерабочие дни 30 и 31 марта). В апреле 2021 Смирнов уходит в отпуск на 28 дней.

Как в компании были начислены отпускные сотруднику изначально (по методике Роструда):

• зарплата за РП: 18 000 х 12 мес. =216 000 руб.;
• среднедневной заработок: 216 000 / 12 мес. / 29,3 = 614,33 руб.;
• отпускные: 614,33 х 28 дн. = 17 201,24 руб.;
• удержан НДФЛ 13%: 17201,24 х 13% = 2236 руб.;
• Смирнову выдана сумма отпускных на руки: 17 201,24 – 2236 =14 965,24 руб.

В мае бухгалтерии пришлось сделать перерасчет отпускных за апрель после выхода разъяснений Минтруда:

• из РП исключены нерабочие дни – 30 и 31 марта, соответственно, число календарных дней для расчета средней зарплаты изменится:

29,3 х 11 мес. + 29,3 /31 день (календарные дни в марте) х 29 дн. (отработанные Смирновым в марте 2021 г.) = 349,7 дней;

• учитываемая зарплата уменьшится на сумму за 2 нерабочих дня:

18 000 х 11 мес + 18 000 / 21 раб. дн. марта х 19 отраб. дн. в марте = 214 285,71руб.;

• среднедневной заработок Смирнова составит:

214 285, 71руб. / 349,7 = 612,77 руб.

• отпускные сотрудника: 612,77 х 28 = 17 157,56 руб.;
• НДФЛ с пересчитанных отпускных уменьшится: 17 157,56 руб. х 13% = 2230 руб. (т.е. излишне удержаны 6 руб.);
• на руки сотрудник должен был получить: 17 157,56 – 2230 = 14 927,56 руб.

Таким образом, отпускные у Смирнова стали меньше: вместо 14 927,56 руб. он получил 14 965,24 руб. Переплата составила: 14 965,24 – 14 927,56 = 37,68 руб.

В результате перерасчета отпускных за апрель, май, июнь 2021 г. сумма может не только уменьшиться, но и увеличиться. Это произойдет, если начисления за март, апрель, май (именно за нерабочий период) стали меньше, например, из-за отсутствия премий. Поэтому однозначно сказать, кто выиграет в итоге — сотрудник или компания, невозможно. Размер начислений зависит от каждого конкретного случая. Как произвести исправление ошибок в случае неправильно начисленных отпускных, мы рассказывали ранее в нашей статье.

Ответ Профбух8

Дмитрий Герасимов Profbuh8.ru

Получается следующим образом. Вы рассчитали отпускные без учета январской зарплаты. Например, получилось к выплате 20 000. Выплатили.

Потом пришло время считать зарплату за Январь. Рассчитали.

Затем зашли в отпуск и перерассчитали его. В результате сумма к выплате по отпуску увеличилась. Например, до 21 000, но выплатили Вы 20 000.

Эта 1 000, которая доначислилась, будет программой учтена при заполнении ведомости на выплату зарплаты за Январь. И именно при выплате зарплаты за Январь — это задолженность в 1000 будет закрыта.

Так обычно и делают, когда неизвестна зарплата за последний месяц, но отпускные рассчитать требуется.

Alekssf

Добрый день.

Спасибо попробуем.

Но беда в том, что зарплату за январь уже выплатили, а отпуска не пересчитывали.

Кому не нужен перерасчет отпускных за апрель, май, июнь

Перерасчет не потребуется компаниям и ИП, продолжившим работу в период самоизоляции 30 марта – 8 мая 2021 г. Ведь сотрудники получали заработную плату, эти дни фактически отработаны полностью, соответственно, отпускные начислены верно.

Отпуск без перерасчета отпускных также будет у работников, трудившихся в период самоизоляции удаленно.

Работодатель может не делать перерасчет, если не затронуты интересы работников – то есть в том случае, когда отпускные получились больше, чем при исключении нерабочего периода. Однако в этом случае могут возникнуть риски неправомерного учета расходов в налогооблагаемой базе по налогу на прибыль или по УСН «доходы минус расходы».

Пересчет отпускных после начисления зарплаты

• несовершеннолетним работникам (не достигшим восемнадцати лет);
• муниципальным и гражданским служащим;
• сотрудникам судебных органов и прокуратуры;
• работникам спасательных служб;
• научным сотрудникам, имеющим степени кандидатов и докторов наук;
• сотрудникам предприятий, работающих в сфере производства химического оружия.

Дополнительный отпуск предоставляется ежегодно сотрудникам, перечень которых указан в статье 116 Кодекса, а именно:

• сотрудникам с ненормированным рабочим днем;
• сотрудникам, работающим в опасных вредных для здоровья условиях;
• сотрудникам, исполняющим свои обязанности в условиях крайнего Севера и территориях, которые приравнены к ним.

• Когда оплату нужно пересчитать? При повышении окладов Полезное видео

Когда оплату нужно пересчитать? Вопрос о перерасчете может возникнуть при возникновении определенных обстоятельств, меняющих исходные данные для расчета, а также совершение ошибок при начислении отпускных.

Как повлияет перерасчет отпускных на НДФЛ

Доплата по отпускным облагается НДФЛ в общем порядке. Налог взимается с разницы между ранее начисленной суммой и суммой перерасчета.

Пример

С 12 по 31 мая 2021 г. в компании для всех сотрудников продлены нерабочие оплачиваемые дни, т.к. в регионе ведения деятельности режим самоизоляции продлили до конца мая. У инженера Михайлова по графику отпусков ежегодный отпуск начинается с 1 июня 2021 г. Отпускные ему начислили заранее в сумме 25 260 руб. При перечислении был удержан НДФЛ 13% — 3284 руб. На руки Михайлов получил 21 976 руб.

Исходя из разъяснений Минтруда, компания произвела перерасчет отпускных за июнь 2021, исключив оплачиваемый нерабочий период. В итоге сумма отпускных инженера увеличилась и составила 26 120 руб.

Сумма к доплате: 26 120 – 25 260 = 860 руб. Ее было решено перечислить сотруднику на карту. При выплате компания удержала НДФЛ 13% с учетом ранее удержанного налога:

26 120 х 13% — 3284 = 112 руб.

В результате перерасчета отпускных за июнь Михайлов дополнительно получил 748 руб. (860 -112). Налог компания перечислила 29.05.2020 общей суммой: 3284 + 112 = 3396 руб.

Срок перечисления НДФЛ по отпускным — последнее число месяца, в котором они выплачены работнику (п. 6 ст. 226 НК РФ). Поэтому, при перечислении налога в платежном документе указывается месяц, когда компания выплачивает доплату. Например, если при перерасчете отпускных за май компания доплатила разницу сотруднику в июне, налог с этой разницы необходимо перечислить до конца июня.

Сложнее с уменьшением суммы отпускных. В таком случае возникает переплата — как по отпускным, так и по НДФЛ. Учесть ее можно при удержании излишне выплаченных средств у сотрудника, что допускается делать только при письменном согласии (заявлении) работника. Переплату по НДФЛ можно либо вернуть сотруднику по его заявлению, либо зачесть в счет будущих периодов.

Как отозвать сотрудника из отпуска

Правила проведения процедуры отзыва с отдыха прописаны во ч.2 ст. 125 Трудового кодекса РФ. Работодатель может воспользоваться этой возможностью при необходимости.

Согласно трудовому законодательству следующие категории граждан не могут быть досрочно отозваны из отпуска:

• лица, не достигшие возраста 18 лет;
• беременные сотрудницы;
• работники, трудящиеся во вредных условиях труда.

Неиспользованное время отпуска предоставляется гражданину позже. Оставшиеся дни добавляются к следующему оплачиваемому отдыху по плану либо предоставляются гражданину в удобное для него время по согласованию с руководством.

СОВЕТ! Неиспользованные дни отдыха можно также заменить денежной компенсацией. Для этого нужно написать соответствующее заявление.

Основания для отзыва

Вернуть сотрудника из отпуска разрешается при возникновении производственной необходимости. Допустимы следующие основания:

1. Внеплановый аудит компании. Если должность работника является ответственной за определенную деятельность организации.
2. Внеплановая инвентаризация. Если отзываемый сотрудник является материально ответственным лицом.
3. Непредвиденные ситуации, решение которых без присутствия работника невозможно.
4. Случаи, когда присутствие сотрудника требуется для предотвращения чрезвычайных ситуаций или решения их последствий.

ВАЖНО! Оформить досрочный выход с отдыха можно только по согласию гражданина. Если гражданин не дает согласия, работодатель не вправе принуждать работника. Неправомерным считается применение дисциплинарных взысканий, назначение штрафов или лишение премии.

Оформление документов

Чтобы правильно оформить отзыв, руководителю нужно действовать следующим образом:

1. Отправить предложение сотруднику досрочно выйти на работу с обоснованием причины.
2. Получить письменное согласие.
3. Оформить приказ.
4. Направить распоряжение о проведении перерасчета в отдел бухгалтерии.

Согласие работника оформляется письменно в свободной форме. В его содержании отражается следующая информация:

• название компании с указанием формы регистрации;
• Ф. И. О. и должность гражданина;
• Ф. И. О. руководителя;
• резолюция о согласии досрочно завершить отдых с указанием причины;
• дата выхода на работу;
• период, когда гражданин планирует получить неиспользованные дни;
• дата составления;
• подпись.

Образец согласия доступен по ссылке.

После получения подтверждения от гражданина работодатель может оформить отзыв. Для этого требуется издать соответствующее распоряжение. Приказ может составляться в свободной форме или на бланке компании. В содержании документа указывается:

• название и реквизиты компании;
• дата составления;
• распоряжение об отзыве сотрудника с указанием даты выхода на работу;
• порядок предоставления неиспользованных дней отдыха;
• распоряжение бухгалтерам о перерасчете;
• подпись руководителя;
• подпись гражданина об ознакомлении.

Образец приказа доступен по ссылке.